Prozess-automatisierung
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Wie starte ich die Initiative zur Prozessautomatisierung in meinem Unternehmen?
Wie starte ich die Initiative zur Prozessautomatisierung in meinem Unternehmen?
Die Automatisierung durch Robotic Process Automation bietet Unternehmen viele Vorteile. Aber wie können Verantwortliche die nötige Initiative im Unternehmen anstoßen und wo fangen sie sinnvollerweise mit RPA-Implementierung an? Wir erklären, wie du die ersten RPA-Projekte startest und Schritt für Schritt in Richtung der Kernprozesse skalierst.
Schritt 1: Klein anfangen – die richtigen Prozesse für die erste Prozessautomatisierung finden
Am Anfang stellt sich die Frage, welche Prozesse du für die ersten Einsätze der Technologie wählen solltest. Die Basis für die Beantwortung dieser Frage schafft eine professionelle Analyse aller Geschäftsprozesse.
Für das erste RPA-Projekt solltest du einen möglichst eindeutigen, klar umrissenen Use Case definieren, an dem du die Technologie studierst und ihre Vorteile erproben kannst. Bereits in der Definition des Anwendungsfalls und seiner Anforderungen solltest du betroffene Abteilungen einbinden.
Ein typischer Anwendungsfall für die Einführung von RPA im Unternehmen ist die Automatisierung in der Kundenbetreuung.
Schritt 2: Prozesse standardisieren
Prozesse im Unternehmen liegen selten fein säuberlich getrennt vor. Die meisten Prozesse wachsen organisch mit dem Unternehmen und berühren die Arbeit an verschiedenen Stellen. Dadurch gibt es oft unterschiedliche Arbeitsweisen für ein und denselben Prozess. Für den effektiven RPA-Einsatz solltest du daher Prozesse unternehmensübergreifend standardisieren.
Die Standardisierung ist die kritische Phase in der Implementierung von RPA-Software. Experten schätzen, dass Unternehmen in dieser Phase 70 % der zur Verfügung stehenden Ressourcen ausgeben.
Schritt 3: Software implementieren
Die Implementierungskosten gehören bei RPA-Technologie zu den größten Unsicherheitsfaktoren bei Entscheidern. Diese Befürchtung ist häufig allerdings unbegründet. Per Robotic Process Automation abgewickelte Prozesse setzen genau an denselben Schnittstellen an wie manuell durchgeführte Prozesse. Die Rahmenbedingungen und die grundlegende digitale Infrastruktur müssen also selten angepasst werden. Die durchschnittliche Amortisationszeit beträgt sechs Monate.
Schritt 4: Ergebnisse der Automatisierung überwachen
Mit dem Abschluss der Implementierung beginnt einer der wichtigsten Phasen: Hat die Implementierung funktioniert und arbeitet die RPA-Software wie gewünscht? Durch eine lückenlose Überwachung des nun automatisierten Prozesses, stellst du sicher, dass der Prozess immer noch zu den richtigen Ergebnissen führt. Kommt es zu Fehlern, greifst du zeitnah ein und passt die Konfiguration gegebenenfalls an.
Für die effektive Überwachung der Ergebnisse kannst du verschiedene Betrachtungsdimensionen ansetzen:
- Inwiefern passt das Ergebnis zur größeren strategischen Gesamtausrichtung des Unternehmens?
- Wie hat sich die Prozessautomatisierung auf die Belegschaft ausgewirkt?
- Welche Wirkungen sind in den operativen Zahlen erkennbar?
Schritt 5: Compliance sicherstellen
Bei der Automatisierung gilt es, die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen zur automatisierten Verarbeitung persönlicher Daten zu beachten. Insbesondere die DSGVO stellt hohe Anforderungen an Unternehmen. Wende dich daher am besten schon vor dem Anstoß der Initiative an den Datenschutzverantwortlichen im Unternehmen.
Schritt 6: Der Weg zur Skalierung von Prozessautomatisierung
Die erste RPA-Implementierung ist die schwierigste. Die in diesem Prozess gemachten Erfahrungen helfen dir, zukünftige Projekte besser zu planen und umzusetzen. Perfekt, um nicht nur einfachste Standardaufgaben zu automatisieren, sondern durch RPA die Kerngeschäftsprozesse zu automatisieren:
- Nutze die nächsten Projekte, um den Kernprozessen im Unternehmen näher zu kommen, um langfristig auch diese wo möglich zu automatisieren
- Automatisierung ist ein Team-Sport, erweitere dein Team gezielt um qualifizierte Mitarbeiter mit entsprechender Erfahrung in der Automatisierung
- Erweitere Schritt für Schritt die zur Verfügung stehenden Kapazitäten, um mehr RPA-Projekte abzuwickeln, Erfahrungen zu machen und effizientere Prozesse durch das ganze Unternehmen gestalten
- Implementiere mittelfristig Verfahren zur Dokumentation und Analyse der Performance, um die Automatisierungsstrategie regelmäßig zu überprüfen und im Zweifel neu auszurichten
Kosten der RPA-Implementierung: So hilft der Staat
Als eines der größten IT-Unternehmen der Welt ist Microsoft mittlerweile ein führender Player im Bereich der Business Software. Mit Power Automate bietet das Unternehmen seinen Kunden eine Reihe von Vorteilen in der Umsetzung der Digitalisierung im eigenen Unternehmen an:
Im Rahmen des Förderprogramms „Go Digital“ können KMU vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie bis zu 600 € pro Beratungstag für bis zu 10 Beratungstage beantragen. Die Förderung ist dabei auf 50 % des Gesamthonororars gedeckelt.
Mit dem ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit unterstützt die KfW kleine und mittlere Unternehmen bei der Durchführung innovativer Digitalisierungsvorhaben mit einem günstigen Kredit für Investitionen und Betriebsmittel. Die Zinsen beginnen bereits 1 % p.a, die maximale Kreditsumme liegt bei 25 Mio. €. Das Programm ist staatlich subventioniert – auf Antrag übernimmt die KfW bis zu 70 % des Risikos der Bank. Das verbessert die möglichen Konditionen entscheidend.
Fazit: RPA im Unternehmen: So gelingt der Einstieg
Die Potenziale der Robotic Process Automation sind zu groß, als dass kleine und mittlere Unternehmen sie langfristig ignorieren könnten. Sobald in einer Branche relevante Akteure flächendeckend auf RPA setzen, steigt auch der Druck auf die restlichen Branchenmitglieder. Zum Glück ist die Implementierung von Prozessautomatisierung gut skalierbar. Unternehmen können auf der Mikroebene wertvolle Erfahrungen sammeln, bevor sie große Summen in die Automatisierung von Kernprozessen stecken.
Microsoft Power Automate lohnt sich damit für all jene Unternehmen, die tiefer in die Prozessautomatisierung einsteigen möchten, denen bisher aber die Ressourcen oder die Infrastruktur fehlten. Dank der Cloud-basierten-Lösung von Microsoft können auch kleine Unternehmen in Zukunft ganze Workflows automatisieren und interne Systeme vernetzen.
Priorisiere Automatisierungsideen auf Basis realer Prozessdaten und gemäß strategischem Fokus, ohne den Priorisierungsprozess unnötig zu verkomplizieren.
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