RPA Potenziale & UiPath Automation Hub
Optimierte Identifikation von RPA Potenzialen & Automation Management mit dem UiPath Automation Hub
Robotic Process Automation (RPA) konnte sich in den letzten Jahren bereits in vielen Unternehmen bewähren und ist zu einem festen Teil der digitalen Strategie geworden. Dabei wird man früher oder später mit der Frage konfrontiert „Wie skaliere ich RPA in meinem Unternehmen?“. Auch Unternehmen, die gerade am Anfang ihrer RPA-Initiative stehen, sollten sich darüber bereits jetzt Gedanken machen. Um auf die Frage eine Antwort zu finden bietet es sich an, die einzelnen Phasen der Automation Journey genauer zu betrachten und Optimierungen frühzeitig umzusetzen. Bereits in einer der ersten Phasen verbirgt sich nämlich großes Optimierungspotenzial, das für die Vollständigkeit der Automatisierungslandschaft essentiell ist: die Prozessidentifikation.
RPA Potenziale identifizieren mit Top-Down Initiativen
Innerhalb der Prozessidentifikation werden potenzielle Prozesse, die sich zur Automatisierung mit RPA eignen, gesammelt und anschließend einer ersten Machbarkeitsanalyse unterzogen. Hierbei werden Automatisierungsideen nach ihrem Nutzen und der Komplexität ihrer Umsetzung bewertet und dann eine Priorisierung durchgeführt.
Zur initialen Prozessidentifikation werden gerne Top-Down Initiativen eingesetzt, die einzelne Geschäftsbereiche und ihre Abläufe genauer betrachten. Oft kommen bei diesen Vorhaben Tools wie Process Mining zum Einsatz, um das Ziel, auf Prozesse mit großem Nutzen und hohem ROI zu stoßen, effizienter und schneller zu erreichen. Ergebnis dieser Initiativen sind umfangreiche RPA Potenziale, die teilweise end-to-end von RPA Experten automatisiert werden sollen. Diese RPA-Projekte haben meist aufgrund der komplexen zu automatisierenden Prozesse lange Vorbereitungs- und Entwicklungszeiten, um den Erfolg sicherzustellen. Gleichzeitig erzielt man mit der Automatisierung dieser Prozesse hohe Einsparungen und Produktivitätssteigerungen, die dem Projektaufwand gerecht werden und in einem hohen ROI resultieren.
Die Wichtigkeit des Bottom-Up Ansatzes und die Einbindung der Mitarbeiter
Leider bleiben bei ausschließlicher Nutzung des Top-Down Ansatzes kleinere Potenziale unter dem Radar. Kleine Teilprozesse und einzelne Tätigkeiten an jedem Arbeitsplatz können in kürzester Zeit automatisiert werden und stellen die große Masse an Automatisierungspotenzialen im Unternehmen dar. Die Umsetzung von kleinen RPA-Projekten kostet dementsprechend wenig, kann jedoch großen Nutzen bringen, vor allem in der Mitarbeiterzufriedenheit und in der Akzeptanz von RPA-Initiativen. Damit stützt man das Change-Management im Unternehmen und erzielt schnelle Erfolge.
Zur Identifikation dieser Potenziale sollte ein Bottom-Up Ansatz eingeführt werden. In der Regel kennt jeder Mitarbeiter die Tätigkeiten, die ihn aufhalten und schnell und effektiv automatisiert werden können. Um diese Potenziale an das RPA Center of Excellence weiterzureichen und den Mitarbeitern eine Stimme geben zu können benötigt es entsprechende Prozesse und ggf. Tools.
Die Standardisierung ist die kritische Phase in der Implementierung von RPA-Software. Experten schätzen, dass Unternehmen in dieser Phase 70 % der zur Verfügung stehenden Ressourcen ausgeben.
Koordination mit dem UiPath Automation Hub
Um diese beiden Ansätze zusammen zu bringen und die effiziente Organisation und Planung von Automatisierungsprojekten zu ermöglichen, hat UiPath eine Plattform bereitgestellt: den UiPath Automation Hub.
Der Automation Hub bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, Ideen einzureichen und führt gleichzeitig durch die erste Machbarkeitsanalyse, sodass das CoE im Nachgang einfacher in die weiterführende Analyse einsteigen kann. Sowohl der Bottom-Up Ansatz als auch die Top-Down-Initiativen profitieren von der übersichtlichen Darstellung der Potenziale: mit jedem Automatisierungsprojekt sind die notwendigen Dokumente, Prozesskennzahlen und Projektrollen verknüpft. Die betroffenen Mitarbeiter können damit den aktuellen Umsetzungsstand ihrer Idee verfolgen und das CoE hat ein Tool zur detaillierten und zentralisierten Planung der Automatisierung. All das ist mit einem Gamification-Ansatz verbunden, sodass die Teilhabe von möglichst vielen gefördert wird.
Automatisierte Prozessdokumentation mit ‘Task Capture‘
Ein weiteres Feature, welches UiPath in den Automation Hub eingebunden hat, ist der ‘Task Capture‘. Dieses Tool steht jedem zum Download bereit und unterstützt bei der Dokumentation von Prozessen, die von vielen als aufwändiger und langwieriger Schritt innerhalb der Automatisierung wahrgenommen wird. Task Capture zeichnet die Durchführung eines Prozesses live am Bildschirm mit und überträgt automatisch die einzelnen Schritte kategorisiert in ein Prozessdiagramm und das Template der Prozessdokumentation.
Eine toolgestützte Kombination der Ansätze bringt den größten Erfolg
Wir empfehlen klar, neben strategisch eingesetzter Top-Down-Initiativen, auch einen Bottom-Up Approach im Unternehmen zu etablieren. Um als CoE die Übersicht zu behalten und die Planung sowie Durchführung von Automatisierungsprojekten effektiver zu gestalten empfiehlt sich außerdem ein Tool wie den UiPath Automation Hub einzuführen. Damit gelingt nicht nur die bessere Organisation des RPA Programms, sondern auch die Einbindung aller Mitarbeiter.
Priorisiere Automatisierungsideen auf Basis realer Prozessdaten und gemäß strategischem Fokus, ohne den Priorisierungsprozess unnötig zu verkomplizieren.
- Prozessdatengetriebene Priorisierung
- Strategische Priorisierung
- Tools zur Organisation und Priorisierung
