Automatische Bearbeitung von neuen Verträgen

Automat-ische Bearbeitung von neuen Verträgen

Use Case: Automatische Bearbeitung von neuen Verträgen

Anwendungsbeispiel für Robotic Process Automation (RPA)

Wir nutzen RPA, um unserem Kunden zu helfen, die Herausforderungen im Vertragsmanagement- und Inventory-System zu lösen. Es wurde ein Bot implementiert, um eine hohe Genauigkeit und schnelle automatische Bearbeitung von neuen Verträgen zu erreichen. Unser Kunde befreite nicht nur seine Mitarbeiter von wiederkehrenden manuellen Dateneingaben, sondern erzielte auch eine erhebliche Zeitersparnis.

In folgendem Use Case haben wir durch Robotic Process Automation (RPA) den Prozess der Bearbeitung von Neuverträgen unseres Kunden automatisiert.

Automatische Bearbeitung von neuen Versicherungsverträgen

Die wichtigsten Ergebnisse

Unseren Kunden konnten wir signifikante Ergebnisse durch intelligente Automatisierung liefern. Wir haben einen Bot eingesetzt und der Scope lag auf den 3 (von insgesamt 21 Produkten) meistverkauften Produkten.

0% Fehlerquote

80% Schneller

87.5 Tage eingespart

0.4 FTE eingespart

11 Monate ROI

*4 Monate ROI: Ergebnis des zweiten Teils, inkl. Implementierung der verbleibenden 18 Produkte.

Wie sah die bisherige Situation aus?

Ursprünglich werden die Verträge mit Neukunden durch den Außendienst und ein Online-Portal über ihr Vertragsmanagementsystem (SCOUT) abgeschlossen. Die Informationen aus den Verträgen (Produkte, Bankverbindung usw.) müssen in das Inventory System (LF4) eingegeben werden, um den neuen Vertrag abschließen zu können. Da jedoch der Kundenstamm wächst und regelmäßig neue Produkte auf den Markt kommen, werden täglich mehr neue Verträge abgeschlossen. Die Eingabe der Informationen aus dem Vertrag in das Altsystem ist zeitaufwändig, sehr manuell, regelbasiert und repetitiv.

Wir haben einen RPA Robot eingeführt, der den Vertrag als XML-Datei über eine interne Dateifreigabe erhält. Es ist also nicht notwendig, Informationen aus dem PDF-Vertrag auszulesen. Der Roboter trägt dann die Vertragsinformationen automatisch in das Inventory System (LF4) ein. Schließlich schreibt und sendet er das Protokoll und die Informationen der Prozessausführung an die Sachbearbeiter.

Unsere Lösung für diesen Kunden

Deep Dive Bearbeitung von neuen Verträgen

Es beginnt damit, dass der Außendienst einen Deal abgeschlossen hat und einen neuen Vertrag unterschreibt.

Die anschließende Automatisierung läuft so ab:

Lesen & Validieren der Informationen

Der Roboter liest automatisch über die interne Dateifreigabe Informationen über neue Verträge aus SCS . Er validiert anschließend auch die Informationen.

Eingabe der Daten in das Inventarsystem

Der Roboter prüft automatisch, ob der Vertrag bereits bearbeitet wurde. Wenn dies nicht der Fall ist, gibt der Roboter die Vertragsinformationen automatisch in das Inventarsystem ein.

Schreiben & Senden des Ausführungsprotokolls

Der Roboter schreibt automatisch das Protokoll der Prozessausführung und sendet es an den Sachbearbeiter.

Fokus auf Kundenbetreuung

Der Roboter übernimmt die zeitaufwändige, stark manuelle und sich wiederholende Aufgabe der Eingabe von Informationen in das Bestandssystem. Die Sachbearbeiter konzentrieren sich auf die Kundenbetreuung.