Use Case · Öffentlicher Dienst
Genehmigungsverfahren
Mehrstufige Genehmigungsprozesse automatisiert, von der Baugenehmigung bis zur Gewerbeanmeldung. Beteiligte koordiniert, Fristen überwacht, Bescheide erstellt.
Warum Genehmigungsverfahren ein Hebel ist
Die fachliche Prüfung dauert Tage. Die Koordination dauert Monate.
Genehmigungsverfahren sind die komplexesten Prozesse in der Verwaltung. Nicht weil die Einzelschritte schwierig sind, sondern weil so viele Stellen beteiligt sind und alles voneinander abhängt.
Eine Baugenehmigung: Bauaufsicht, Denkmalschutz, Brandschutz, Naturschutz, Nachbarn – 6 bis 12 Stellen, jede mit eigenen Fristen und Prioritäten. Koordiniert über E-Mail-Verteiler, Excel-Listen und das Gedächtnis der Sachbearbeiterin. Ergebnis: 4–8 Monate im Schnitt. Nicht weil die Prüfung so lange braucht, sondern weil Stellungnahmen verloren gehen, Fristen nicht überwacht werden und niemand den Gesamtstatus kennt.
Das Problem ist nicht die Kompetenz der Sachbearbeiter. Das Problem ist die Orchestrierung. Für Antragsteller: Unplanbarkeit. Für Investoren: Verzögerungen. Für die Verwaltung: Frust, weil alle wissen, dass es schneller gehen könnte.
So verändert sich der Prozess
Vorher / Nachher
für Baugenehmigungen (Durchschnitt)
Die Lösung im Detail
Wie wir Formulardigitalisierung automatisieren
01
Wie wir Genehmigungsverfahren automatisieren
Der AI-Agent erfasst den Antrag, extrahiert relevante Daten (Grundstück, Vorhaben, Flurstück) und identifiziert automatisch alle zu beteiligenden Stellen, basierend auf Antragstyp, Lage und Vorhaben.
ABBYY für Formularerkennung. GIS-Anbindung für lagebasierte Beteiligung (Denkmalschutz? Naturschutz? Überschwemmungsgebiet?). Integration mit ProBAUG, IKVS, Prosoz.
02
Parallele Beteiligung & Fristenüberwachung
Alle Stellungnahmen werden gleichzeitig angefordert, nicht sequentiell. Jede mit klarer Frist. Der AI-Agent überwacht: Wer hat abgegeben? Wer fehlt? Automatische Erinnerung, dann Eskalation.
03
Stellungnahmen-Konsolidierung
Alle eingehenden Stellungnahmen werden automatisch zugeordnet und konsolidiert. Auflagen, Bedenken, Zustimmungen – übersichtlich zusammengeführt. Widersprüche markiert. Entscheidungsvorlage vorbereitet.
Automatische Zuordnung zum Vorgang. Extraktion von Auflagen und Bedingungen. Konsolidierte Übersicht: Welche Stelle, welche Auflage, wo Widersprüche?
04
Bescheiderstellung & Auflagenverwaltung
Nach der Bewertung erstellt der AI-Agent den Genehmigungsbescheid, mit allen Auflagen, Rechtsgrundlagen und Rechtsbehelfsbelehrung. Digitale Zustellung und revisionssichere Archivierung.
Template-basiert mit dynamischer Auflagenintegration. Automatische Rechtsbehelfsbelehrung. E-Akte-Integration. Optional: Nachverfolgung der Auflagenerfüllung.
Ergebnisse
Was Genehmigungsverfahrens-Automatisierung typischerweise liefert
50 %
Genehmigungen
100 %
über alle Beteiligten
0
Stellungnahmen
Echtzeit
Vorgesetzte, Bürger
Der größte Hebel liegt nicht in der fachlichen Prüfung, sondern in der Koordination. Die fachliche Prüfung einer Baugenehmigung dauert oft nur Tage. Der Rest ist Warten, Suchen, Nachfassen.
Das könnte Sie auch interessieren
Verwandte Use Cases
Bürgerkommunikation & Statusverfolgung
Automatische Eingangsbestätigungen, proaktive Statusupdates, digitale Nachforderungen und Bescheidzustellung.
2000+ Stunden/Jahr eingespart
Antragsbearbeitung & Bescheiderteilung
Bürgeranträge automatisch erfassen, prüfen, bescheiden. Der Basisprozess für jede Verwaltungsautomatisierung.
Dokumentenverarbeitung & Posteingang
Der Einstiegspunkt: Alle Dokumente klassifiziert und automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Ergebnisse
Zahlen, die für sich sprechen
Bereit?
Wie lange dauern Genehmigungsverfahren
in Ihrer Verwaltung?
Lassen Sie uns in 30 Minuten anschauen, wo die größten Wartezeiten entstehen und wie parallele Beteiligung und automatische Fristenkontrolle Ihre Verfahren beschleunigen können.
Kein Sales-Pitch. Nur ehrliche Einschätzung.