Use Case · Öffentlicher Dienst
Formulardigitalisierung
& Datenerfassung
Papierformulare, PDFs, handschriftliche Anträge und Online-Eingaben automatisch in strukturierte, verwertbare Daten verwandelt. Der Einstiegspunkt für Verwaltungsdigitalisierung.
Warum Formulardigitalisierung ein Hebel ist
Digital heißt nicht: Bürger füllt PDF aus, Sachbearbeiter tippt es ab
Verwaltung funktioniert über Formulare. Anträge, Meldungen, Bescheinigungen, alles beginnt mit einem ausgefüllten Formular.
Und die kommen in jedem Format: handschriftlich auf Papier, als PDF per E-Mail, über Bürgerportale, per Fax. All das muss ins selbe Fachverfahren.
Dazwischen sitzt ein Mensch, der liest, interpretiert und tippt. 5–15 Minuten Erfassungszeit pro Vorgang. Bei 20.000 Vorgängen pro Jahr: 1.600–5.000 Stunden reine Dateneingabe. Die Fehlerquote beim Abtippen: 3–5 %, das sind 600–1.000 fehlerhafte Datensätze pro Jahr, jeder mit Folgekosten.
Das OZG fordert digitale Verwaltungsleistungen. Aber digital heißt: Daten fließen automatisch vom Formular ins Fachverfahren, egal in welchem Format sie ankommen. Nicht: ein Mensch tippt schneller.
So verändert sich der Prozess
Vorher / Nachher
pro Formular — Erfassung bis Fachverfahren
Die Lösung im Detail
Wie wir Formulardigitalisierung automatisieren
01
Multi-Format-Erkennung & Digitalisierung
Der AI-Agent verarbeitet jedes Format: gescanntes Papier, PDF (ausfüllbar und nicht), Online-Eingaben, Fax-to-Mail, formlose Schreiben. Auch bei schlechter Scanqualität, Knicken und Stempeln.
ABBYY Document Intelligence mit spezieller Handschrifterkennung (ICR). Automatische Formulartyp-Erkennung ohne manuelle Vorlagen. Qualitätsprüfung mit Nachbesserung. Batch-Verarbeitung.
02
Intelligente Datenextraktion
Aus dem erkannten Formular werden alle Felder extrahiert: Name, Adresse, Datum, Beträge, Ankreuzfelder, Unterschriften. Nicht positionsbasiert, sondern kontextbasiert, der Agent versteht, was ein Feld bedeutet.
ML-basierte Feldextraktion, trainiert auf behördenspezifische Formulare. Kontextuelle Erkennung auch bei Layout-Varianten. Checkbox- und Unterschriftserkennung.
03
Automatische Validierung & Qualitätssicherung
Jeder Datensatz wird sofort geprüft: PLZ passt zur Stadt? IBAN gültig? Pflichtfelder ausgefüllt? Bei Unstimmigkeiten wird nur das problematische Feld eskaliert, nicht der gesamte Vorgang.
04
Fachverfahrens-Integration & Übergabe
Die validierten Daten werden automatisch ins Zielsystem übertragen – vorausgefüllt, strukturiert, bereit für die fachliche Bearbeitung. Original wird verknüpft und revisionssicher archiviert.
RPA-Bots für Fachverfahren ohne API (Prosoz, MESO, OK.EWO). API-Integration wo verfügbar. E-Akte-Integration für Originalarchivierung.
Ergebnisse
Was Formulardigitalisierung typischerweise liefert
75 %
Erfassungsaufwand
95 %+
genauigkeit
98 %
Tippfehler
OZG
Formular → Fachverfahren
Formulardigitalisierung ist oft der Einstiegspunkt, weil sie schnell sichtbare Ergebnisse liefert und die Basis für alle nachgelagerten Prozesse (Antragsbearbeitung, Genehmigungen, Bescheide) schafft.
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Ergebnisse
Zahlen, die für sich sprechen
Bereit?
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Lassen Sie uns in 30 Minuten anschauen,
welche Formulare den größten Erfassungsaufwand verursachen
und wie automatische Datenextraktion Ihre Sachbearbeiter entlasten kann.
Kein Sales-Pitch. Nur ehrliche Einschätzung.