Use Case · Öffentlicher Dienst
Antragsbearbeitung
& Bescheiderteilung
Bürgeranträge automatisch erfassen, formal prüfen, Sachbearbeitung vorbereiten und Bescheide erstellen. In Tagen statt Monate: audit-sicher ab Tag 1.
Warum Antragsbearbeitung ein Hebel ist
70 % der Arbeit ist Datenarbeit, nicht Facharbeit
Eine kommunale Verwaltung bearbeitet 5.000–50.000 Anträge pro Jahr. Wohngeld, Elterngeld, Baugenehmigungen, Gewerbeanmeldungen, Aufenthaltsgenehmigungen, Sozialleistungen.
Jeder Antrag durchläuft denselben Grundprozess: Eingang, Vollständigkeitsprüfung, Zuordnung, Sachbearbeitung, Bescheid, Zustellung, Archivierung.
In der Praxis: Ein Bürger reicht einen Antrag ein. Eine Sachbearbeiterin prüft, ob alle Unterlagen vollständig sind. In 40–60 % der Fälle fehlt etwas. Dann: Nachforderungsschreiben, warten, erneut prüfen. Allein diese Schleife kostet 2–4 Wochen pro Antrag.
Das Ergebnis: Bearbeitungszeiten von 4–12 Wochen für Standardanträge. Bürger warten, rufen an, beschweren sich. Sachbearbeiter sind überlastet. Dabei ist der größte Teil der Arbeit nicht die fachliche Entscheidung, sondern die Datenarbeit drumherum: Formulare lesen, Daten eingeben, Vollständigkeit prüfen, Nachforderungen schreiben, Bescheide formatieren. Das sind die 70 %, die ein AI-Agent übernehmen kann.
So verändert sich der Prozess
Vorher / Nachher
Bearbeitungszeit für Standardanträge (z.B. Wohngeld)
Die Lösung im Detail
Wie wir Antragsbearbeitung automatisieren
01
Antragserfassung & Klassifizierung
Der AI-Agent erfasst eingehende Anträge aus allen Kanälen: gescannte Post, E-Mail, Online-Portal. Erkennt automatisch den Antragstyp (Wohngeld, Elterngeld, Baugenehmigung etc.) und legt den Vorgang im Fachverfahren oder der E-Akte an.
ABBYY Document Intelligence für OCR und Formularerkennung. Custom Models für behördenspezifische Formulare. Integration mit Fachverfahren (Prosoz, MESO, OK.EWO, SAP).
02
Automatische Vollständigkeitsprüfung
Innerhalb von Sekunden prüft der AI-Agent, ob alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind. Fehlende Unterlagen werden sofort identifiziert und eine Nachforderung wird automatisch generiert, mit konkreter Liste und Frist.
Regelbasierte Prüfung gegen Checkliste pro Antragstyp. Dokumentenerkennung (Ausweis? Einkommensnachweis? Unterschrift?). Automatische Nachforderungsgenerierung mit Fristberechnung.
03
Datenextraktion & Fachverfahrens-Integration
Aus dem vollständigen Antrag extrahiert der AI-Agent alle relevanten Daten und überträgt sie ins Fachverfahren – vorausgefüllt, strukturiert, bereit für die fachliche Prüfung.
04
Bescheiderstellung & Zustellung
Nach der fachlichen Entscheidung erstellt der AI-Agent den Bescheid automatisc, mit den korrekten Daten, der richtigen Rechtsgrundlage und aktuellen Textbausteinen. Digitale Zustellung und revisionssichere Archivierung.
Template-basierte Bescheiderstellung. Rechtsgrundlagen-Zuordnung pro Antragstyp. Integration mit E-Akte (d.velop, nscale). Digitale Zustellung über BundID / Bürgerkonto.
Ergebnisse
Was Antragsbearbeitungs-Automatisierung typischerweise liefert
60 %
Bearbeitung
95 %
in Bescheiden
−40 %
rungsschleifen
OZG
von Antrag bis Bescheid
Antragsbearbeitung ist oft der erste Automatisierungsschritt in der Verwaltung, weil er den größten sichtbaren Effekt hat: für Bürger (schnellere Bescheide) und für Mitarbeiter (weniger Datenarbeit).
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