Use Case · Öffentlicher Dienst
Aktenführung
& Vorgangsmanagement
Revisionssichere E-Akte mit automatischer Dokumentenzuordnung, Wiedervorlagen und Vorgangssteuerung. Jedes Dokument sofort findbar, jeder Vorgang nachvollziehbar.
Warum Aktenführung ein Hebel ist
20–30% der Arbeitszeit geht für Suchen drauf
Verwaltung arbeitet in Vorgängen. Jeder Antrag, jede Genehmigung, jede Beschwerde ist ein Vorgang mit einer Akte. In dieser Akte muss alles liegen: Antrag, Nachweise, Stellungnahmen, Bescheide. Nachvollziehbar, revisionssicher, jederzeit auffindbar.
In der Praxis: Die Akte ist verteilt. Ein Teil im DMS, ein Teil im Fachverfahren, ein Teil im E-Mail-Postfach, ein Teil im Aktenschrank. Wenn drei Sachbearbeiter denselben Vorgang bearbeiten, hat jeder eine andere Version. Wiedervorlagen kleben als Post-it am Bildschirm, wenn die Sachbearbeiterin krank wird, sieht sie niemand.
Vertretung in einem fremden Vorgang: 30–60 Minuten Einarbeitung. Verstreute Dokumente, unklare Stände, keine Wiedervorlagen. Das ist kein DMS-Problem, das ist ein Zuordnungs- und Steuerungsproblem.
So verändert sich der Prozess
Vorher / Nachher
pro Vorgang bei Vertretung
Die Lösung im Detail
Wie wir Aktenführung automatisieren
01
Automatische Dokumentenzuordnung
Der AI-Agent ordnet jedes eingehende Dokument dem richtigen Vorgang zu, basierend auf Inhalt, Absender, Aktenzeichen oder Kontextanalyse. Auch bei fehlenden Aktenzeichen über Namens-, Adress- oder Betreff-Matching.
NLP-basierte Dokumentenanalyse. Matching gegen offene Vorgänge in Fachverfahren und DMS. Fuzzy Matching bei unvollständigen Referenzen. Vorschlagsliste bei Mehrdeutigkeit. Neue Vorgänge automatisch angelegt.
02
Strukturierte E-Akte
Jedes Dokument wird in der richtigen Rubrik abgelegt, mit den richtigen Metadaten, in der richtigen Reihenfolge. Die Akte ist immer vollständig, immer aktuell und für alle Berechtigten zugänglich.
Integration mit d.velop, nscale oder vergleichbarem DMS. Automatische Klassifizierung nach Dokumenttyp. Metadaten-Anreicherung. Versionierung und Audit-Trail. Rollenbasierter Zugriff.
03
Automatische Wiedervorlagen & Fristenüberwachung
Wiedervorlagen werden systemisch verwaltet, sichtbar für alle Berechtigten, mit automatischer Erinnerung und Eskalation. Kein Post-it, kein Outlook, kein Vergessen.
04
Vorgangssteuerung & Dashboard
Zentrales Dashboard für alle Vorgänge: Status, Fristen, Zuständigkeit, nächste Schritte. Vertretungen sehen sofort den Stand. Teamleiter sehen Auslastung. Audits werden zum Nicht-Event.
Power App als Dashboard. Echtzeit-Status pro Vorgang, SB, Team. Filterable Views. KPIs: Durchlaufzeit, offene Vorgänge, Fristtreue. Export für Audits.
Ergebnisse
Was Aktenführungs-Automatisierung typischerweise liefert
80 %
Suchzeit
100 %
Aktenführung
0
Wiedervorlagen
5 Min
Vertretung (statt 60)
Aktenführung ist die Infrastruktur, auf der alles aufbaut. Antragsbearbeitung, Genehmigungen, Bürgerkommunikation: alles funktioniert besser, wenn die Akte stimmt.
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6–12 Beteiligte erfordern lückenlose Aktenführung. Alle Stellungnahmen automatisch dem Vorgang zugeordnet.
Dokumentenverarbeitung & Posteingang
Der Einstiegspunkt: Alle Dokumente klassifiziert und automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Ergebnisse
Zahlen, die für sich sprechen
Bereit?
Über wie viele Systeme sind Ihre
Vorgangsakten verteilt?
Lassen Sie uns in 30 Minuten anschauen,
wie automatische Aktenführung in Ihrer Verwaltung aussehen kann,
mit sofortiger Zuordnung, systemischen Wiedervorlagen und einem Dashboard für alle.
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