Eine Excel, 20 Querverweise, ein einziger Kollege: Wie eine Bank ihr Management-Reporting auf Autopilot stellte

Im Capital-Markets-Bereich einer großen deutschen Bank hing der wichtigste Wochenreport an einer einzigen Person und einer Excel-Tabelle, die niemand sonst verstand. Heute aktualisiert sich das Reporting täglich von selbst. Die Geschichte eines unspektakulären Prozesses mit spektakulärem Nervfaktor.

Der Report, auf den alle warten

Jede Woche bekommen die Führungskräfte im Capital-Markets-Bereich der Bank eine Übersicht: Welche Sales-Einheit hat mit welchen Produkten wie viel Ertrag erwirtschaftet, und wie steht das Ist im Verhältnis zum Plan? Der Report ist der erste Anlaufpunkt, wenn jemand wissen will, wo sein Bereich gerade steht. Entsprechend beliebt ist er, und entsprechend schnell kommen die Rückfragen, wenn er einmal ausbleibt.

Erstellt wurde dieser Report von einem einzigen Kollegen. Von Hand. In einer Excel-Tabelle mit rund 20 Querverweisen über mehrere Blätter, in die Woche für Woche Daten aus verschiedenen Quellen geladen wurden. Wer sich ein Alptraum-Reporting vorstellen möchte: ungefähr so.

Manuelles Excel unter Druck: Wo es wehtat

Der reine Wochenaufwand klang harmlos, etwa eine halbe Stunde. Der wahre Schmerz saß woanders. Zum Jahreswechsel musste die gesamte Datenstruktur der Tabelle neu aufgebaut werden, drei Monate lang kostete das zwei bis drei Stunden pro Woche. Wer solche Blöcke zwischen vollen Terminkalendern unterbringen muss, wird ständig unterbrochen, und genau dann passieren Fehler: eine verrutschte Zeile, ein falsch kopierter Wert, und die Querverweise rechnen den Fehler still durch das ganze Dokument.

Dazu kam die Abhängigkeit von einer Person. Niemand sonst konnte den Report erstellen. Im Urlaub blieben zwei Optionen: selbst am Freitag im Urlaub eine halbe Stunde einschieben oder nach der Rückkehr die ersten Nachfragen beantworten, wo das Reporting bleibt.

Und schließlich der Versand. Der Report ging als PDF per Mail an die Empfänger. Gab es eine Korrektur, folgte eine Version 2, die im Postfach mancher Empfänger schlicht unterging; die arbeiteten dann mit der veralteten Version 1 weiter. Verschärft wurde das durch eine Eigenheit der Systemlandschaft: Geschäftsdaten laufen dort mit Verzug ein, teils Wochen nach dem eigentlichen Geschäft. Jeder Report war damit eine Momentaufnahme, die schon beim Versand nicht mehr ganz stimmte.

Die Lösung: weg von Excel, hinein ins PowerBI Dashboard

Lunatec hat den Report von Excel nach Power BI gezogen. Technisch stecken zwei Bausteine dahinter. Power Query greift die SQL-Datenbanken hinter dem betagten Kernsystem direkt ab, entfernt Überflüssiges, passt Datentypen an und reichert die Daten für die Auswertung an. In Power BI entsteht daraus ein Datenmodell, auf dem DAX-Measures jede Berechnung nachbilden, die vorher in den Excel-Formeln steckte.

Der anspruchsvollste Teil war dabei nicht die Technik, sondern die Anforderungsanalyse. Ein Beispiel: Formal werden fast alle Geschäfte einer bestimmten Vertriebseinheit zugebucht, wirtschaftlich verantwortlich ist aber oft eine andere. Welches Geschäft wohin gehört, entscheidet sich über mehrere Felder in etlichen Fallkonstellationen, samt Sonderkunden, bei denen die Regel wieder kippt. Diese Logik sauber aufzuschreiben war die eigentliche Arbeit; sie in Measures zu gießen war danach der leichtere Teil.

Eine Designentscheidung macht die Lösung im Alltag wartbar: Sonderfälle und Zuordnungen leben in Mapping-Tabellen, nicht im Code. Der Fachbereich pflegt zwei Tabellen, einmal die Plandaten, einmal die Zuordnungen. Die Measures reagieren automatisch darauf. Niemand muss dafür eine Formel anfassen.

Für die Nutzer sichtbar ist vor allem die neue Detailansicht. Früher waren Sonderauswertungen Handarbeit auf Zuruf, etwa welche Produkte ein Bereich im Februar umgesetzt hat. Heute filtert sich das jede Führungskraft selbst zusammen: nach Monat, Produkt oder Top-Kunden. Und weil sich das Dashboard täglich automatisch aktualisiert, gehören PDF-Versionen und veraltete Datenstände der Vergangenheit an. Auch historische Auswertungen sind erstmals sauber möglich, denn nachlaufende Daten fließen automatisch in die Vergangenheitswerte ein.

Die Ergebnisse der PowerBI Automatisierung

Ganz auf null geht der Aufwand nicht. Wegen des Datenverzugs trägt der Report-Verantwortliche einmal pro Woche einen Korrekturwert ein, der die noch fehlenden Daten vorwegnimmt und mit deren Eintreffen wieder abschmilzt. Das kostet wenige Minuten. Auf die Frage, was ihm mehr bringe, die gesparte Zeit oder die gewonnene Qualität, kam vom Fachbereich übrigens eine klare Antwort: fifty-fifty. Beides sei enorm viel wert, vor allem aber falle die ermüdende Aufbauarbeit der ersten drei Monate des Jahres weg.

Warum uns dieser Fall besonders gefällt

Kein Roboter klickt hier durch Masken, kein AI-Agent trifft Entscheidungen. Trotzdem ist das Automatisierung in Reinform: Ein wiederkehrender, fehleranfälliger Prozess läuft jetzt ohne menschliches Zutun, und die frei gewordene Zeit fließt in Aufgaben, für die man Menschen braucht. Power BI ist dafür ein dankbares Werkzeug, weil es in den meisten großen Unternehmen ohnehin verfügbar ist. Eine neue Plattform einführen, Cloud-Freigaben erkämpfen, Security-Reviews durchlaufen: All das entfällt, wenn die Technologie schon im Haus liegt.

Der Fall zeigt auch, wo bei solchen Projekten der Wert entsteht. Der entsteht vor dem Bauen der Visualisierungen, nämlich beim Verstehen der Rechenlogik und beim Design einer Datenbasis, die künftige Änderungen verkraftet. Genau dafür gibt es bei Lunatec die Business-Analyse vor jeder Umsetzung.

Sie haben auch einen Report, der an einer Person und einer gewachsenen Excel hängt? Sprechen Sie mit uns. Kein Sales-Pitch, nur eine ehrliche Einschätzung.