Die besten ersten Automatisier-ungen für deutsche Herstell-ungsbetriebe
Fünf Use Cases. Ein Einstieg.
| Use Case | Bereich | Was der Bot tut | Typisches Ergebnis |
| Rechnungseingangs- verarbeitung | Finanzbuchhaltung | Rechnungen scannen, Daten extrahieren, mit Bestellungen abgleichen, in SAP buchen | 70% schnellere Verarbeitung |
| Bestandsmanagement | Lager / Logistik | Lagerbestände überwachen, Nachbestellungen auslösen, Sicherheitsbestände aktualisieren | 40h/Woche Zeitersparnis |
| Beschaffung | Einkauf | Lieferanten onboarden, Bestellanforderungen prüfen, 3-Way-Matching durchführen | 4-12% Kostenreduktion |
| Stücklistenpflege (BOM) | Produktion / Engineering | BOM-Daten systemübergreifend synchronisieren, Änderungen propagieren | 800h/Jahr Zeitersparnis |
| Fertigungsaufträge in SAP | Produktion / Controlling | Erledigte Bestellungen automatisch schließen, Statusupdates in SAP pflegen | Sofortige Kapazitäts- freisetzung |
1. Rechnungseingangsverarbeitung
Die Rechnungseingangsverarbeitung ist der klassische Einstieg in RPA für produzierende Unternehmen. Der Bot empfängt eingehende Rechnungen per E-Mail oder Scan, extrahiert Kopf- und Positionsdaten mittels OCR und intelligentem Parsing, gleicht sie automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen ab und bucht sie in SAP FI. Bei Abweichungen wird der zuständige Sachbearbeiter benachrichtigt. UiPath-Benchmarks zeigen eine Zeitreduktion von 70 Prozent: 30 Sekunden statt fünf Minuten pro Rechnung. Der Vorteil: Es ist keine Prozessänderung nötig, da der Bot exakt den manuellen Ablauf nachbildet. Die Fehlerquote sinkt, weil Tippfehler und Zahlendreher entfallen.
2. Bestandsmanagement
Im Lager sorgt RPA dafür, dass Sicherheitsbestände laufend überwacht und bei Unterschreitung automatisch Nachbestellungen ausgelöst werden. Der Bot liest Bestandsdaten aus SAP MM oder WM, vergleicht sie mit definierten Meldebeständen und erstellt Bestellanforderungen, wenn Schwellenwerte unterschritten werden. Laut Appinventiv lässt sich die manuelle Arbeit bei Sicherheitsbeständen vollständig eliminieren, mit einer Ersparnis von rund 40 Stunden pro Woche. Besonders in Betrieben mit mehreren Lagerstandorten zahlt sich die Automatisierung schnell aus, weil der Bot standortübergreifend identisch arbeitet. Die Lagerteams können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Inventuroptimierung und Layoutplanung konzentrieren.
3. Beschaffung und Lieferantenmanagement
Im Einkauf automatisiert RPA wiederkehrende Aufgaben wie das Onboarding neuer Lieferanten, die Prüfung von Bestellanforderungen und das sogenannte 3-Way-Matching: den Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. UiPath bietet dafür einen eigenen Accelerator. Deloitte beziffert das Einsparpotenzial im Beschaffungsvolumen auf 4 bis 12 Prozent, vor allem durch weniger Doppelbestellungen, schnellere Freigabezyklen und konsistente Lieferantenbewertungen. Allerdings ist dieser Use Case organisatorisch anspruchsvoller: Genehmigungsstufen müssen klar definiert sein, und der Einkauf muss bereit sein, Teile seiner bisherigen Kontrollroutinen an den Bot zu delegieren. Deshalb empfehlen wir, Beschaffungs-RPA erst nach ersten Erfolgen mit einfacheren Use Cases anzugehen.
4. Stücklistenpflege (BOM)
Stücklisten (Bills of Materials) ändern sich in der Fertigung häufig, aber die Aktualisierung über mehrere Systeme hinweg (SAP PP, PLM-Systeme, Engineering-Datenbanken) ist mühsam und fehleranfällig. Ein RPA-Bot synchronisiert BOM-Änderungen automatisch zwischen den Quellsystemen, propagiert Revisionen und dokumentiert jede Änderung lückenlos. Itransition berichtet von 800 eingesparten Stunden pro Jahr in einem vergleichbaren Szenario. Die technische Herausforderung liegt in der Heterogenität der Quellsysteme: Je nach Systemlandschaft muss der Bot über APIs, SAP-Transaktionen und gelegentlich auch CSV-Exporte arbeiten. Der organisatorische Widerstand ist gering, weil die Synchronisation rein technisch erfolgt und keine Verhaltensänderung der Mitarbeiter erfordert.
5. Fertigungsaufträge in SAP
In vielen Werken bleiben erledigte Fertigungsaufträge in SAP offen, weil niemand die Zeit findet, sie systematisch abzuschließen. Das führt zu unübersichtlichen Auftragsbeständen und erschwert die Kapazitätsplanung. Ein RPA-Bot prüft regelmäßig den Status offener Aufträge, identifiziert abgeschlossene Vorgänge anhand definierter Kriterien und schließt sie automatisch in SAP PP/CO. VSoft beschreibt diesen Use Case als besonders dankbar, weil keine Prozessänderung nötig ist: Der Bot tut nur das, was ein Sachbearbeiter ohnehin tun müsste, aber aus Zeitmangel nicht schafft. Der Nutzen ist eher indirekt (Ordnung, Compliance, saubere Berichtsgrundlage), aber in Kombination mit anderen RPA-Bots entsteht ein spürbarer Qualitätsgewinn.
Implementierungsaufwand im Vergleich
| Use Case | Komplexität | Dauer | SAP-Integration | Voraussetzungen | Team |
| Rechnungseingang | Niedrig | 4-6 Wochen | Standard (FI/MM) | Digitale Rechnungen, definierter Freigabe-Workflow | 2-3 Pers. |
| Bestandsmanagement | Mittel | 6-8 Wochen | Mittel (MM/WM) | Definierte Meldebestände, klare Nachbestellregeln | 2-3 Pers. |
| Beschaffung | Mittel-Hoch | 8-12 Wochen | Komplex (MM/FI) | Lieferantenstammdaten gepflegt, klare Genehmigungsstufen | 3-4 Pers. |
| Stücklistenpflege | Mittel | 6-10 Wochen | Mittel (PP/PLM) | Strukturierte BOM-Daten, definierte Änderungsprozesse | 2-3 Pers. |
| Fertigungsaufträge | Niedrig-Mittel | 4-6 Wochen | Standard (PP/CO) | Klare Abschlusskriterien, definierte Statusübergänge | 2 Pers. |
Die fünf Use Cases unterscheiden sich deutlich im Implementierungsaufwand. Rechnungseingangsverarbeitung und Fertigungsaufträge sind die einfachsten Einstiege: Sie nutzen Standard-SAP-Transaktionen, benötigen kleine Teams von zwei bis drei Personen und sind in vier bis sechs Wochen produktiv. Bestandsmanagement und Stücklistenpflege liegen im Mittelfeld. Beide erfordern saubere Stammdaten und klare Regelwerke, sind aber mit überschaubarem Aufwand in sechs bis zehn Wochen umsetzbar. Die Beschaffungsautomatisierung ist der komplexeste Use Case: Sie berührt mehrere SAP-Module (MM und FI), erfordert definierte Genehmigungsstufen und ein größeres Team von drei bis vier Personen. Dafür ist das Einsparpotenzial mit 4 bis 12 Prozent des Beschaffungsvolumens auch am höchsten. Grundsätzlich gilt: Saubere Stammdaten und klare Prozessdefinitionen sind die wichtigsten Voraussetzungen für jede RPA-Implementierung.
Risikobewertung im Vergleich
| Use Case | Technisches Risiko | Organisatorisches Risiko | ROI-Sicherheit | Skalierbarkeit |
| Rechnungseingang | Niedrig: regelbasiert, bewährte OCR/AI | Niedrig: keine Prozessänderung nötig | Sehr hoch: sofort messbar | Hoch: auf alle Standorte übertragbar |
| Bestandsmanagement | Mittel: abhängig von Datenqualität | Niedrig-Mittel: Lager muss Vertrauen aufbauen | Hoch: Zeitersparnis direkt sichtbar | Hoch: pro Lagerstandort skalierbar |
| Beschaffung | Mittel-Hoch: viele Ausnahmen möglich | Mittel: Einkauf muss Freigaben anpassen | Mittel-Hoch: Einsparung erst nach Optimierung | Mittel: abhängig von Lieferantenstruktur |
| Stücklistenpflege | Mittel: heterogene Quellsysteme | Niedrig: rein technische Synchronisation | Hoch: klare Stundenersparnis | Mittel: abhängig von Systemlandschaft |
| Fertigungsaufträge | Niedrig: einfache SAP-Transaktion | Niedrig: keine Verhaltensänderung nötig | Mittel: Wert eher indirekt (Ordnung, Compliance) | Hoch: auf alle Werke übertragbar |
Das Risikoprofil der fünf Use Cases spiegelt den Implementierungsaufwand wider. Die Rechnungseingangsverarbeitung ist der risikoärmste Einstieg: regelbasierte Logik, bewährte OCR-Technologie, kein Change Management und sofort messbarer ROI. Fertigungsaufträge sind ähnlich risikoarm, bieten aber einen eher indirekten Nutzen. Bestandsmanagement und Stücklistenpflege tragen ein mittleres technisches Risiko, das vor allem von der Datenqualität und der Systemlandschaft abhängt. Organisatorisch sind beide unproblematisch. Die Beschaffungsautomatisierung birgt das höchste Risiko: Viele Ausnahmen im Einkaufsprozess können den Bot überfordern, und der Einkauf muss bereit sein, Kontrollroutinen anzupassen. Die ROI-Sicherheit ist dennoch gegeben, braucht aber eine längere Anlaufphase. Bei der Skalierbarkeit haben standortübergreifende Use Cases (Rechnungen, Bestand, Fertigungsaufträge) einen Vorteil gegenüber Use Cases, die von der lokalen Systemlandschaft abhängen (BOM, Beschaffung).
Empfohlene Reihenfolge
1. Rechnungseingangsverarbeitung
Der Klassiker. Niedrigstes Risiko, höchster ROI, schnellste Implementierung. Beweist den Wert von RPA intern und schafft Akzeptanz im Unternehmen.
2. Fertigungsaufträge in SAP
Parallel oder direkt danach. Technisch einfach, kein Change Management nötig. Zeigt, dass RPA auch in der Produktion funktioniert.
3. Bestandsmanagement
Nächster Schritt mit sichtbarem Impact im operativen Bereich. 40 Stunden pro Woche Ersparnis überzeugen auch skeptische Lagerleiter.
4. Stücklistenpflege (BOM)
Technisch anspruchsvoller, aber hohe Zeitersparnis im Engineering. Ideal, wenn das RPA-Team bereits Erfahrung mit systemübergreifenden Integrationen hat.
5. Beschaffung und Lieferantenmanagement
Komplexester Use Case, größter organisatorischer Wandel. Am besten erst mit RPA-Erfahrung und internem Track Record angehen.
LUNATEC
Lunatec mit Hauptsitz in Frankfurt und Büros in Dubai ist UiPath Diamond Partner und Microsoft Partner. Wir begleiten Industrieunternehmen im DACH-Raum und am Golf bei der Einführung von Robotic Process Automation in Fertigung, Logistik und kaufmännischen Prozessen. Von der Prozessanalyse über die Implementierung bis zum skalierten Betrieb.
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