Use Case · Cross-Industry
Verarbeitung
Rechnungseingang
Automatische Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung eingehender Rechnungen. Vom Posteingang bis zur Zahlung – ohne manuelles Tippen.
Warum Rechnungseingang ein Hebel ist
2–3 Vollzeitstellen für Dateneingabe
Ein mittelständisches Unternehmen verarbeitet 500–5.000 Eingangsrechnungen pro Monat. Jede einzelne durchläuft denselben Prozess: Eingang erfassen, Daten ablesen, ins ERP übertragen, mit Bestellung abgleichen, Sachkonto zuweisen, Freigabe einholen, buchen, bezahlen, archivieren.
Für eine einzelne Rechnung dauert dieser Prozess 8–15 Minuten. Das klingt nicht viel — bis man es hochrechnet. Bei 2.000 Rechnungen pro Monat sind das 270–500 Stunden reine Verarbeitungszeit. Das sind 2–3 Vollzeitstellen, die nichts anderes tun als Zahlen von einem Dokument in ein anderes System zu übertragen.
Dabei passieren Fehler. 3–5 % der Rechnungen werden falsch erfasst – falscher Betrag, falsches Sachkonto, falsche Kostenstelle. Das erzeugt Folgekosten: Mahngebühren, Skontoverluste, falsche Rückstellungen, Ärger mit Lieferanten. Und die Buchhaltung hat keine Zeit für das, was sie eigentlich tun sollte – Analyse, Controlling, strategische Finanzarbeit.
So verändert sich der Prozess
Vorher / Nachher
Durchlaufzeit von Eingang bis Buchung
Die Lösung im Detail
Wie wir Rechnungseingang automatisieren
01
Document Intelligence & Datenextraktion
Der AI-Agent erkennt eingehende Rechnungen unabhängig vom Format: Papier (gescannt), PDF, E-Mail-Anhang, ZUGFeRD, XRechnung, EDI. Automatische Extraktion aller relevanten Felder – nicht nur Kopfdaten, sondern auch einzelne Positionen, Steuersätze, Rabatte, Zahlungsbedingungen.
ABBYY Document Intelligence für OCR und Felderkennung. Custom Models für branchenspezifische Rechnungsformate. Automatische ZUGFeRD/XRechnung-Erkennung. Dublettenprüfung.
02
3-Way-Match & Validierung
Jede Rechnung wird automatisch gegen die zugehörige Bestellung und den Wareneingang geprüft. Abweichungen bei Menge, Preis oder Konditionen werden sofort erkannt und kategorisiert.
03
Kontierung & Freigabe-Workflow
Automatische Sachkonto- und Kostenstellen-Zuordnung, regelbasiert und ML-basiert, lernt mit jedem Unternehmen dazu. Freigabe-Workflow wird automatisch ausgelöst: An die richtige Person, basierend auf Betrag, Kostenstelle und Geschäftsbereich.
ML-basierte Kontierung gegen historische Buchungen. Konfigurierbarer Freigabe-Workflow mit Betragschwellen und Vertretungsregelungen. ERP-Integration.
04
Buchung, Zahlung & Archivierung
Nach Freigabe: Automatische Buchung im ERP, automatischer Zahlungslauf mit Skontooptimierung, GoBD-konforme Archivierung. Vollständiger Audit-Trail von Eingang bis Zahlung.
ERP-Integration (SAP FI/CO, Dynamics 365, DATEV). Automatische Skontoberechnung und -optimierung. GoBD-konforme Archivierung mit Verfahrensdokumentation.
Ergebnisse
Was Rechnungseingangs-Automatisierung typischerweise liefert
85 %
Weniger manuelle
Erfassung
95 %
Weniger
Erfassungsfehler
€200–400k
Savings pro Jahr
(bei 2.000+ RE/Monat)
2–4 %
Mehr Skontoertrag
durch schnellere Zahlung
Diese Zahlen basieren auf Durchschnittswerten unserer Kunden. Ihr konkretes Ergebnis hängt von Rechnungsvolumen, ERP-Landschaft und bestehendem Digitalisierungsgrad ab.
Case Study: Rechnungsverarbeitung bei Netzwerktechniker
Eingehende Rechnungen wurden manuell zwischen isolierten Systemen übertragen — ohne direkte Integration zwischen Dokumenteneingang und ERP. Mitarbeiter extrahierten Belegdaten per Hand, glichen sie manuell ab und leiteten sie einzeln im Freigabeprozess weiter. Das führte zu hohem Zeitaufwand, fehleranfälliger Dateneingabe und Verzögerungen im gesamten Auftrags-Prozess.
UiPath Intelligent Document Processing (IXP) mit Document Understanding und LLM-Integration zur automatischen Extraktion und Klassifikation von Rechnungs-Belegen — mit direkter ERP-Anbindung. Regelbasierter Abgleich, automatische Ausnahmebehandlung und nahtlose Weiterleitung im Genehmigungsworkflow. Kein manueller Eingriff mehr zwischen Posteingang und Buchung.
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Von der Belegerfassung bis zur Elster-Übermittlung. DATEV-integriert, GoBD-konform.
Ergebnisse
Zahlen, die für sich sprechen
Bereit?
Wie viele Eingangsrechnungen
verarbeiten Sie pro Monat?
Lassen Sie uns in 30 Minuten durchrechnen, was Rechnungseingangs-Automatisierung
für Ihr Unternehmen konkret bringt
– in Durchlaufzeit, in Fehlerquote und in € (inklusive Skontoertrag).
Kein Sales-Pitch. Nur ehrliche Einschätzung.