Use Case · Cross-Industry
Mitarbeiter-
Onboarding
Vom unterschriebenen Vertrag bis zum produktiven ersten Tag: alle Systeme, Zugänge, Schulungen und Dokumente automatisch vorbereitet. In Stunden statt Wochen.
Warum Onboarding ein Hebel ist
Am ersten Tag fehlt der Laptop
Ein neuer Mitarbeiter hat unterschrieben. Ab jetzt tickt die Uhr: in 4 Wochen ist der erste Arbeitstag. Und zwischen Unterschrift und Produktivität liegen 15–30 einzelne Aufgaben, verteilt über 5–8 Abteilungen.
IT muss Laptop, E-Mail, VPN, Active Directory, Software-Lizenzen und Drucker einrichten. HR muss Personalakte anlegen, Lohnbuchhaltung informieren, Sozialversicherungsträger melden. Facility braucht Ausweis, Schlüssel, Parkplatz. Die Fachabteilung muss Schulungsplan erstellen, Mentor zuweisen. Compliance muss Datenschutz und Arbeitssicherheit nachweisen.
In der Praxis funktioniert das über E-Mails, Tickets und Excel-Listen. Ergebnis: Am ersten Tag fehlt der Laptop. Oder der VPN-Zugang. Oder der SAP-Account. Das ist nicht nur ineffizient – das ist ein Retentionsproblem. 20 % der Fluktuation im ersten Jahr geht auf schlechtes Onboarding zurück. Bei Recruiting-Kosten von €15–25k pro Mitarbeiter ist jeder verlorene Neueinsteiger ein direkter Verlust.
So verändert sich der Prozess
Vorher / Nachher
vom Vertrag bis zur vollen Produktivität
Die Lösung im Detail
Wie wir Onboarding automatisieren
01
Workflow-Auslösung & Task-Orchestrierung
Sobald der Vertrag im HR-System erfasst ist, wird der komplette Onboarding-Workflow automatisch ausgelöst. Alle Tasks werden parallel an die zuständigen Abteilungen verteilt — nicht sequentiell per E-Mail, sondern gleichzeitig, mit Fristen und Eskalationsregeln.
UiPath-Workflow mit konfigurierbaren Task-Templates pro Rolle und Standort. Integration mit HR-System (SAP HCM, Personio, Workday, DATEV). Automatische Anpassung an Vertragstyp.
02
IT-Provisioning
Automatische Einrichtung aller IT-Zugänge: Active Directory, E-Mail, VPN, Software-Lizenzen (Office 365, SAP, branchenspezifische Systeme), Drucker, Teams-Kanäle. Laptop-Bestellung oder Zuweisung aus Bestand – alles basierend auf Rolle, Abteilung und Standort.
RPA-Bots für AD, Exchange, VPN-Systeme. API-Integration mit Lizenzportalen. Regelbasierte Zuweisung anhand Rollen-Matrix. Automatische Bestellung über Beschaffungssystem.
03
HR-Verarbeitung & Compliance
Automatische Anlage der Personalakte, Meldung an Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungsträger. Gleichzeitig: Pflichtschulungen (Datenschutz, Arbeitssicherheit, branchenspezifisch) werden terminiert und vor dem ersten Tag zugewiesen.
Integration mit HR-System für Stammdaten. Automatische DEÜV-Meldung. Compliance-Schulungen über LMS-Integration. Nachweisverwaltung für Audit.
04
Status-Dashboard & Eskalation
Echtzeit-Dashboard zeigt den Status jedes Onboarding-Falls: Welche Tasks sind erledigt? Was fehlt noch? Wer ist verantwortlich? Automatische Eskalation bei Verzug.
Ergebnisse
Was Onboarding-Automatisierung typischerweise liefert
70 %
Schnelleres
Onboarding
100 %
Vollständigkeit
am Tag 1
€50–100k
Savings/Jahr
(bei 50+ Einstellungen)
↓ 30–40%
Weniger Fluktuation
im ersten Jahr
Der ROI berechnet sich nicht nur über Effizienz, sondern vor allem über Retention. Jeder Mitarbeiter, der wegen schlechtem Onboarding im ersten Jahr geht, kostet €15–25k in Recruiting-Kosten.
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Zahlen, die für sich sprechen
Bereit?
Wie viele Mitarbeiter stellen
Sie pro Jahr ein?
Lassen Sie uns in 30 Minuten durchrechnen,
was Onboarding-Automatisierung für Ihr Unternehmen konkret bringt:
in Onboarding-Zeit, in Vollständigkeit und in Mitarbeiterzufriedenheit ab Tag 1.
Kein Sales-Pitch. Nur ehrliche Einschätzung.