Use Case · Cross-Industry
Dokumentenverarbeitung
& Posteingang
Jedes eingehende Dokument automatisch klassifiziert, Daten extrahiert, an den richtigen Prozess weitergeleitet. Egal ob Papier, E-Mail, PDF oder Fax – in Sekunden statt Stunden.
Warum Dokumentenverarbeitung ein Hebel ist
Der Flaschenhals, durch den alles hindurch muss
Jeden Tag treffen in einem mittelständischen Unternehmen 200–2.000 Dokumente ein. Per Post, per E-Mail, über Kundenportale, per Fax, über EDI. Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Reklamationen, Bewerbungen, Behördenpost, Lieferscheine, technische Zeichnungen.
Der erste Schritt ist immer derselbe: Jemand muss das Dokument öffnen, lesen, verstehen was es ist, entscheiden wohin es gehört und es weiterleiten. Manuell. Jeden Tag. 3–8 Minuten pro Dokument, bei 500 Dokumenten pro Tag sind das 25–65 Stunden pro Woche, nur für das Sortieren. Dazu kommen 5–10 % Fehlleitungen.
Solange eine Rechnung nicht als Rechnung erkannt ist, kann sie nicht verarbeitet werden. Solange eine Reklamation nicht beim richtigen Sachbearbeiter landet, wartet der Kunde. Dokumentenverarbeitung ist der universelle Einstiegspunkt für Automatisierung, weil fast jeder andere Prozess mit einem eingehenden Dokument beginnt.
So verändert sich der Prozess
Vorher / Nachher
pro Dokument — Klassifizierung, Extraktion, Weiterleitung
Die Lösung im Detail
Wie wir Dokumentenverarbeitung automatisieren
01
Multi-Channel-Eingang & Digitalisierung
Der AI-Agent erfasst Dokumente aus allen Eingangskanälen: physische Post (über Scanner), E-Mail-Postfächer, Kundenportale, Fax-to-Mail, EDI. Physische Dokumente werden automatisch digitalisiert, auch handschriftliche Notizen und schlechte Kopien.
ABBYY Document Intelligence für OCR und Dokumentenanalyse. Multi-Channel-Konnektoren (E-Mail, FTP, API, Scanordner). Automatische Qualitätsprüfung. Batch-Verarbeitung für Hochvolumen.
02
Automatische Klassifizierung
Der AI-Agent erkennt automatisch den Dokumenttyp – ohne manuelle Regeln oder Vorlagen. Rechnung, Bestellung, Vertrag, Reklamation, Bewerbung, Behördenpost, Lieferschein, technische Zeichnung. Bei niedriger Konfidenz wird an menschlichen Prüfer eskaliert.
ML-basierte Klassifizierung mit 40+ trainierten Dokumenttypen. Custom Training pro Unternehmen. Konfidenz-Score pro Klassifizierung mit konfigurierbarem Schwellwert.
03
Datenextraktion & Anreicherung
Aus jedem klassifizierten Dokument extrahiert der AI-Agent automatisch die relevanten Daten: Bei Rechnungen Betrag und Lieferant. Bei Verträgen Laufzeit und Parteien. Bei Reklamationen Kundennummer und Fehlerbeschreibung. Validierung gegen Stammdaten.
Feldextraktion trainiert pro Dokumenttyp. Validierung gegen ERP/CRM-Stammdaten. Automatische Vorgangszuordnung. Anreicherung mit Kontextdaten.
04
Intelligente Weiterleitung & Prozessstart
Basierend auf Klassifizierung und Daten wird jedes Dokument automatisch weitergeleitet. Rechnungen starten den Rechnungseingangsprozess. Reklamationen gehen an den zuständigen Sachbearbeiter. Verträge werden ins Vertragsmanagement übernommen.
Regelbasiertes Routing nach Dokumenttyp, Absender, Betrag, Dringlichkeit. API-Integration mit Zielsystemen. Automatischer Prozessstart in nachgelagerten Workflows.
Ergebnisse
Was Dokumentenverarbeitungs-Automatisierung typischerweise liefert
70 %
Weniger manuelle
Sortierung
95 %
Klassifizierungs-
genauigkeit
Sofort
Nachgelagerte
Prozesse starten
<5 Mo.
ROI bei hohem
Dokumentenvolumen
Dokumentenverarbeitung ist der universelle Einstiegspunkt. Sobald Dokumente automatisch klassifiziert werden, können alle nachgelagerten Prozesse (Rechnungseingang, Vertragsmanagement, Reklamation) ebenfalls automatisiert werden.
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Bereit?
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über alle Kanäle, alle Formate, mit sofortiger Weiterleitung an den richtigen Prozess.
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