Agentic AI Automation
Case Studies
Wir automatisieren Ihre komplexen Prozesse end-to-end mit AI-Agenten und RPA-Bots — von der Strategie bis zum Betrieb. Und bleiben, bis es sich rechnet. Hier finden Sie unsere Case Studies und Erfolgsprojekte.
Branchen
Manufacturing
Instrumenten-Hersteller Logistik
Instrumenten-Hersteller Carrier-Check-In
Legal & Tax
Öffentlicher Dienst
Bauwesen
Fachbereiche
Einkauf & Finanzen
Rechnungsverarbeitung bei Netzwerktechniker
Angebotsanforderungen im Bauwesen
Auftragsbestätigungen bei Manufacturer
SAP Auftragspflege
Kundenservice
Kundenservice Automatisierung bei Mnet
Gästeregistrierung bei Hotelgruppe
Personalwesen
Automatisierte Krankheitsmeldungen
Interne IT
Testautomatisierung bei Messeveranstalter
User-Profil-Management automatisiert
Projektabrechnung in SAP ohne SAP-Nutzung
Event Management
Versicherung
Angebots-AI Agent für Außendienst von Teppich-Hersteller
Der Hersteller fertigt hochwertige Teppiche in individuellen Konfigurationen - mit frei wählbaren Farben, Formen, Bordüren und Rückseiten. Außendienstmitarbeiter besuchten Architekten und mussten Anfragen jedes Mal ins Backoffice weitergeben. Pro Angebot: 30 bis 45 Minuten manuelle Bearbeitung, fehleranfällige Farbcode-Eingaben im ERP und Wartezeiten von über 2 Stunden bei hohem Aufkommen. Verzögerte Angebote bedeuteten verlorene Aufträge.
Lunatec entwickelte einen KI-Agenten auf Basis von UiPath Agent Builder: Der Agent empfängt Angebotsanfragen per E-Mail, extrahiert und validiert die Produktkonfiguration automatisch gegen den vollständigen Katalog, berechnet die Preise über die ERP/CRM-API und liefert ein fertiges Angebot in 3 bis 5 Minuten. Bei fehlenden Informationen fragt der Agent eigenständig beim Außendienstmitarbeiter nach - echtes Self-Healing-Verhalten. Wo keine API verfügbar ist, übernimmt klassische RPA die UI-Automatisierung.
Case Study: Interne IT Automatisierung
Regulatorische Anforderungen verpflichten das Unternehmen, regelmässig zu prüfen, ob Mitarbeiter noch die richtigen IT-Zugriffsrechte besitzen. Der bisherige Prozess lief über E-Mail und Excel: fragmentiert, zeitaufwändig und kaum nachvollziehbar. Verantwortliche wurden manuell angeschrieben, Rückmeldungen gingen verloren, Fristen wurden verpasst - und am Ende mussten Zugriffsänderungen einzeln von Hand umgesetzt werden. Kein Audit-Trail, kein strukturierter Nachweis.
Lunatec entwickelte eine Power App, die den gesamten Prüfzyklus steuert: Sie zieht alle Zugriffsrechte automatisch aus Azure AD, benachrichtigt die zuständigen Verantwortlichen per Kick-Off-Mail und erinnert automatisch an offene Entscheidungen. Jeder Verantwortliche sieht in der App, wer Zugriff auf sein System hat - und entscheidet per Klick, ob der Zugriff bestehen bleibt oder entzogen wird. Am Ende des Prüfzeitraums setzt die App alle Entscheidungen automatisch um. Lückenloser Audit-Trail inklusive.
Case Study: Projektabrechnung ohne SAP
Jedes Mal, wenn ein neues Mandat anlief oder Honorarsätze angepasst werden mussten, navigierten Mitarbeiter manuell durch mehrere komplexe SAP-Masken. Das kostete Zeit, erzeugte Fehler - und erforderte aufwändige SAP-Schulungen für jeden neuen Kollegen. Besonders schmerzhaft: Bei Preisrunden mussten Tausende von Honorarsätzen einzeln in SAP eingetragen werden. Ein Prozess, der Tage dauerte und keinen Mehrwert schuf.
Lunatec entwickelte zwei schlanke Apps, die SAP vollständig im Hintergrund halten. Neue Mandate werden über ein einfaches Formular angelegt - der Bot erledigt alles Weitere in SAP automatisch. Für Preisrunden wählen Mitarbeiter die betroffenen Projekte per Klick aus und laden eine Preisliste hoch - der Bot überschreibt alle Werte in SAP in Minuten. Neue Mitarbeiter lernen die App, nicht SAP.
Case Study: Testautomatisierung bei Messeveranstalter
Die komplexe IT-Landschaft des Messeveranstalters umfasst viele Umgebungen mit unterschiedlichen Anwendungen - von Veranstaltungsmanagement über Ticketing bis hin zu Ausstellerservices. Alle Prozesse jeder Anwendung sowie der gesamte E2E-Prozess müssen regelmäßig getestet werden. Das Ergebnis: eine wachsende Last aus zeitaufwändigen manuellen Testfällen, die Release-Zyklen verlangsamt, Ressourcen bindet und das Risiko von Produktionsfehlern erhöht.
Lunatec automatisierte sämtliche relevanten Testfälle mit UiPath Test Automation - von der Einzelanwendung bis zum vollständigen E2E-Prozess. Die neue Testarchitektur ermöglicht vollständige Regressionstests bei jedem Release-Zyklus ohne manuellen Aufwand. Das Ergebnis: drastisch verkürzte Testdurchlaufe, lückenlose E2E-Abdeckung und signifikante Zeit- sowie Kosteneinsparungen bereits im ersten Jahr des Betriebs.
Case Study: Jahresabschluss automatisieren
Der Versand von Jahresabschlüssen an Mandanten war ein hochgradig manueller, fehleranfälliger Prozess: Daten aus mehreren Systemen mussten händisch zusammengeführt, Dokumente individuell erstellt und über verschiedene Kanäle versendet und abgelegt werden. Unterschiedliche Datenformate und dynamische Inhalte je Mandant machten jeden Vorgang zu einer zeitintensiven Einzelaufgabe - mit entsprechendem Fehlerpotenzial.
Lunatec implementierte einen UiPath RPA-Bot, der den gesamten Prozess von der Datenbeschaffung bis zur Ablage übernimmt: automatisches Auslesen der Mandantendaten aus den Quellsystemen, dynamische Erstellung der Dokumente mit mandantenspezifischen Inhalten, vollautomatischer Versand an die richtigen Empfänger sowie revisionssichere Ablage - ohne manuellen Eingriff an irgendeiner Stelle der Prozesskette.
Case Study: Managed Services bei Multi-Prozessen
Ein globaler Automobilzulieferer hatte bereits in UiPath-Lizenzen und ein internes RPA-Team investiert — mit ernüchterndem Ergebnis: instabile Bots, unzufriedene Stakeholder, kein messbarer ROI. Über 300 Prozesse warteten auf Bewertung, aber es fehlte jeder systematische Ansatz zur Priorisierung. Das Management forderte messbare Ergebnisse innerhalb von 12 Monaten.
Lunatec entwickelte einen unternehmensweiten Automatisierungsrahmen: Top-down-Schnellbewertung aller 300+ Prozesse nach Euro-Hebel, strukturiertes Zielprozessdesign vor dem ersten Build, dediziertes Umsetzungsteam und laufende Managed Services. Aus dem Proof-of-Concept-Modus wurde eine wachsende Automatisierungsplattform — Break-even in 7 Monaten.
Case Study: Rechnungsverarbeitung bei Netzwerktechniker
Eingehende Rechnungen wurden manuell zwischen isolierten Systemen übertragen — ohne direkte Integration zwischen Dokumenteneingang und ERP. Mitarbeiter extrahierten Belegdaten per Hand, glichen sie manuell ab und leiteten sie einzeln im Freigabeprozess weiter. Das führte zu hohem Zeitaufwand, fehleranfälliger Dateneingabe und Verzögerungen im gesamten Auftrags-Prozess.
UiPath Intelligent Document Processing (IXP) mit Document Understanding und LLM-Integration zur automatischen Extraktion und Klassifikation von Rechnungs-Belegen — mit direkter ERP-Anbindung. Regelbasierter Abgleich, automatische Ausnahmebehandlung und nahtlose Weiterleitung im Genehmigungsworkflow. Kein manueller Eingriff mehr zwischen Posteingang und Buchung.
Case Study: Automatisierung Customer Service bei M-net
39 Tage Durchlaufzeit im Auftragsmanagement. Signifikanter Backlog im Privatkundenbereich. 150 Kundenservice-Mitarbeiter gebunden durch manuelle Klicktätigkeiten über vier IT-Systeme. Steigende Kundenbeschwerden wegen langer Bearbeitungszeiten.
Aufbau eines RPA Competence Centers mit UiPath und Lunatec. Skalierung von 5 auf 75+ automatisierte Prozesse in vier Jahren. Interne Entwickler in einem strukturierten 4-Phasen-Programm ausgebildet. Betriebsvereinbarung für nachhaltige Akzeptanz.
Case Study: Prozess-Automatisierung in Klinik
Deutschlands einer der größten privaten Klinikkonzerne stand vor wachsenden Arbeitslasten, steigendem Fachkräftemangel und einer Vielzahl repetitiver, fehleranfälliger Prozesse im Finanz- und Verwaltungsbereich. Manuelle Dateneingaben in SAP, doppelte Belege, verspätete Skontonutzung und aufwändige Kreditorenprozesse banden Kapazitäten, die für die eigentliche Patientenversorgung gebraucht wurden.
Seit 2018 baut Asklepios unter Leitung von Sandra Schlösser (Head of RPA) gemeinsam mit Lunatec ein unternehmensweites Automatisierungsprogramm auf. Über 120 Prozesse wurden automatisiert - von Auftragsbestätigungen und Kreditorenprüfungen bis hin zu KI-gestützter Dokumentenverarbeitung mit OCR. Lunatec begleitete als UiPath Diamond Partner Entwicklung, Skalierung und Betrieb der gesamten Automatisierungsplattform.
Case Study: Logistik Management bei Yamaha Music
Die jährliche Inventur des Hersteller-Geräteverleihs war ein manuell kaum beherrschbarer Prozess: Bestände bei hunderten Leihnehmern wurden per E-Mail abgefragt — mit entsprechend geringer Rücklaufquote von nur 40–50%. Die zeitkritische Jahresabschluss-Inventur ließ sich mit manuellen Mitteln nicht fristgerecht abarbeiten. Rückmeldungen kamen unstrukturiert, in unterschiedlichen Formaten, und die anschließende Verbuchung in den Systemen band erhebliche Personalkapazitäten kurz vor Jahresende.
Lunatec entwickelte eine integrierte Lösung aus Microsoft Power Pages und UiPath RPA: Leihnehmer erhalten einen strukturierten Zugang über ein externes Power-Pages-Portal, über das sie ihre Bestände einfach und standardisiert zurückmelden. Die Antworten werden zentral gespeichert und validiert. Nach Freigabe durch das Personal übernehmen drei spezialisierte UiPath-Bots die vollständige Verbuchung des Inventars in den Systemen — ohne weiteren manuellen Eingriff.
Case Study: Carrier Check-In bei Spedition
Der Check-In von Speditionen am Hersteller-Lager war ein vollständig papierbasierter, fehleranfälliger Prozess: Fahrerdaten wurden manuell erfasst, die Dokumentation des Beladezustands erfolgte auf Papier, Fotos wurden nicht systematisch archiviert, und die Toröffnung hing von einem alten Legacy-System ab. Eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation des Ladevorgangs - inklusive Fahrzeugzustand, Fotos und Unterschriften - war kaum realisierbar.
Lunatec entwickelte eine integrierte Power Platform-Lösung aus zwei Apps: Die Registration App auf einem TV-Touchscreen am Eingang erfasst Fahrerdaten, steuert einen physischen Coin-Hopper und gibt automatisch eine Münze aus, die das Tor öffnet. Die Documentation App auf dem iPad des Lagermitarbeiters führt strukturiert durch den Beladeprozess - mit Fotodokumentation, Fahrzeugdaten und digitalen Unterschriften aller Beteiligten. Alle Daten werden automatisch in SharePoint archiviert.
Case Study: Intelligente Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
Über 50.000 Auftragsbestätigungen von mehr als 800 verschiedenen Lieferanten mussten manuell geprüft und in SAP eingepflegt werden. Die Dokumente lagen in unterschiedlichen Formaten vor - ohne standardisierte Struktur. Mitarbeiter im Einkauf verbrachten einen Großteil ihrer Zeit mit manueller Dateneingabe anstatt mit wertschöpfenden Lieferantenbeziehungen. Fehler, Verzögerungen und fehlende Skalierbarkeit bei steigendem Belegvolumen waren die Folge.
Lunatec implementierte eine KI-gestützte End-to-End-Automatisierung: Ein intelligenter Agent liest Auftragsbestätigungen vollständig aus - unabhängig von Format oder Lieferant. Die extrahierten Daten werden automatisch validiert und direkt in SAP übertragen. Innerhalb von 8 Wochen war die Lösung produktiv. Heute verarbeitet das System über 50.000 Belege pro Jahr mit einer Fehlerquote von 0 % - und 2,3 FTE können sich vollständig auf Lieferantenbeziehungen konzentrieren.
Case Study: Automatisierte Verarbeitung von Krankmeldungen
Monatlich gehen bei einem großen deutschen Luftfahrtkonzern rund 3.500 Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU-Scheine) ein. Die manuelle Verarbeitung band erhebliche HR-Kapazitäten: Daten mussten aus dem AU-Schein abgelesen, manuell ins HRIS übertragen und Vorgesetzte einzeln informiert werden. Fehler bei der Dateneingabe, verzögerte Folgeprozesse und hoher administrativer Aufwand waren die Folge.
Lunatec implementierte eine End-to-End-Automatisierung: Ein KI-Agent liest die relevanten Informationen aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung automatisch aus - mittels Document Understanding und LLM -, überträgt die Daten vollständig ins HRIS und pflegt die Kalender der betroffenen Mitarbeiter. Vorgesetzte werden automatisch informiert. Die Lösung wurde innerhalb von 1,5 Monaten produktiv gesetzt.
Case Study: beA-Posteingangsautomatisierung
Seit dem 01.01.2022 ist die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) in Deutschland verpflichtend. Die gesamte Kommunikation mit Gerichten und Behörden läuft über diesen Kanal. Die beA-Oberfläche ist nicht anwenderfreundlich und bietet viele benötigte Funktionen nicht. Assistenzkräfte verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Postfächer zu überwachen, Nachrichten zu sortieren und Folgeprozesse manuell anzustoßen.
Lunatec automatisiert den gesamten beA-Posteingang inklusive xjustiz_nachricht.xml. Eingehende Nachrichten werden inhaltsbasiert nach Absender, Empfänger, Aktenzeichen und Dringlichkeit weitergeleitet - falsch adressierte Nachrichten automatisch an die richtigen Empfänger. Dokumente werden identifiziert, klassifiziert und direkt ins Kanzleisystem übernommen. Fristen werden automatisch erkannt, priorisiert und dokumentiert. Assistenzkräfte können sich vollständig auf qualitative Aufgaben konzentrieren.
Case Study: Automatisierte Zuteilung von Gerichtsterminen
Im Rahmen eines Massenklage-Mandats werden wöchentlich 400 bis 700 Gerichtsverfahren eingereicht. Die Termine werden von verschiedenen Anwälten und Partnerkanzleien wahrgenommen. Die Zuteilung erfolgte zentral durch die Syndikusanwälte nach individueller Einschätzung. Bei diesem Volumen führte das zu erhöhtem Aufwand und einem kritischen Rückstau.
Lunatec automatisiert die gesamte Zuteilung der Gerichtstermine: Auf Basis eines definierten Standardkriterien-Sets - Tätigkeitsbereich, Gerichtsstand, Terminzeitpunkt - werden Verfahren automatisch den passenden Anwälten und Partnerkanzleien zugewiesen. Die Terminhüter werden mit allen Verfahrensinformationen automatisch benachrichtigt, und die Rechtevergabe für Dokumenten- und Datenzugriff erfolgt im System ohne manuellen Eingriff. Skalierbar, fehlerfrei und ohne weiteren Rückstau.
Case Study: Automatisierte Klageeingangserfassung
Täglich gehen rund 30 neue Klagen ein, bei Sammelklagen ein Vielfaches mehr. Aus jeder Klage müssen die relevanten Daten extrahiert werden: Kläger, Ort, Datum, Klagegegenstand sowie weitere Angaben. Diese Daten werden ins System übertragen, auf Duplikate geprüft und validiert. Bei manueller Übertragung treten regelmäßig Fehler auf, und es entsteht ein wachsender Rückstau - besonders bei Sammelklagen.
Lunatec automatisiert den gesamten Klageeingang: Alle relevanten Datenpunkte werden direkt aus den eingehenden Klageschriften extrahiert und automatisch validiert. Bei komplizierten Fällen erfolgt eine gezielte manuelle Prüfung durch Sachbearbeiter; alle übrigen Vorgänge laufen vollautomatisch. Die validierten Daten und Dokumente werden ins Kanzleisystem geladen, und die neuen Verfahren werden direkt den zuständigen Anwälten zugewiesen. Skalierbar, fehlerfrei und ohne Rückstau.
Case Study: Automatisierte Parkausweise in öffentlicher Behörde
Das Onlineformular für Bewohnerparkausweise und das städtische Fachverfahren waren nicht miteinander verbunden. Anträge kamen per E-Mail herein und wurden von zwei SachbearbeiterInnen manuell per Copy-Paste in das Fachverfahren übertragen. Bei über 100.000 Anträgen pro Jahr bedeutete das dauerhaft gebundene Kapazität, lange Wartezeiten für die Bürger und keine Möglichkeit, Anträge außerhalb der Dienstzeiten zu bearbeiten.
Ein UiPath-RPA-Roboter liest die eingehenden Formulardaten aus der E-Mail, validiert die Angaben und legt den Antrag direkt im Fachverfahren an - über dieselbe Oberfläche, die auch die Sachbearbeitung nutzt. Der Bot verarbeitet Neuausstellungen, Fahrzeugwechsel und Wohnsitzwechsel für in der Stadt zugelassene Fahrzeuge. Parallel baut Lunatec über monatliches Coaching die interne RPA-Kompetenz der Stadt auf, damit das Team eigene Prozesse weiterentwickeln kann.
Case Study: Klageerfassung und Weiterverarbeitung
Die Kanzlei unterstützt Endverbraucher bei einer Sammelklage. Die Aufnahme der Sachverhalte und Ansprüche erfolgte bisher über verschiedene Kanäle - E-Mail, Telefon, persönliche Beratung - und damit ohne einheitliche Struktur. Durch das hohe Volumen des Massenverfahrens kamen die Sachbearbeiter mit der Erfassung und Folgekorrespondenz nicht mehr hinterher. Es entstand ein wachsender Rückstau, der die Mandantenkommunikation und den Verfahrensfortschritt beeinträchtigte.
Lunatec entwickelte einen Chatbot und eine Web-Anwendung auf der Kanzlei-Website zur standardisierten Beschwerdeerfassung. Alle für die Klageerfassung relevanten Daten werden strukturiert abgefragt; Duplikatprüfung und Aktenanlage erfolgen automatisch. Außergerichtliche Schreiben, Rechnungen, Deckungsanträge und Klageschriften-Entwürfe werden automatisiert erstellt und versendet. Jeder Schritt wird lückenlos im Kanzleisystem dokumentiert - skalierbar bis ins Massenverfahren.
Case Study: Angebotsanforderungen im Einkauf mit SAP Ariba
Das Unternehmen erstellte monatlich über 400 Ausschreibungen vollständig manuell. Dieser repetitive Prozess war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig: Tipp- und Übertragungsfehler führten regelmäßig zu Nacharbeiten, die den Einkaufszyklus verlangsamten und die Lieferantenbeziehungen belasteten. Die Folge waren vermeidbare Verzögerungen bei der Beschaffung - mit direktem Einfluss auf Kosten und Lieferzeiten.
Lunatec implementierte eine RPA-Schicht zur Automatisierung von Dateneingabe und Validierung in SAP Ariba und S/4HANA. Darüber liegt eine agentische KI-Schicht, die eigenständig Marktrecherchen und Lieferantenbewertungen übernimmt. Ein hybrider Ansatz, bei dem RPA die Ausführung und KI die Intelligenz liefert - aufgesetzt auf den bestehenden Workflow des Kunden, ohne Eingriffe in die Systemarchitektur.
Case Study: Leistungsverzeichnis (BoQ) aus AutoCAD automatisiert
Das Team erstellt 360 Leistungsverzeichnisse (BoQs) pro Jahr - jede Vermessung wird manuell aus AutoCAD-Zeichnungen in Excel übertragen. Das bindet enorm viel Zeit und führt zwangsläufig zu Unstimmigkeiten und Fehlern zwischen Zeichnung und Leistungsverzeichnis. Bei jedem Versionswechsel der CAD-Datei multipliziert sich der Aufwand - mit direkten Folgen für Angebotsqualität und Kalkulationssicherheit.
Lunatec automatisiert die Erstellung des Leistungsverzeichnisses aus der CAD-Software: Ein RPA-Roboter liest die Metadaten direkt aus AutoCAD aus und befüllt die kundenspezifische BoQ-Vorlage in Excel automatisch. Eine Deep-Learning-Komponente erkennt Vermessungspositionen und ordnet sie korrekt zu. Bot und Kalkulationsteam kommunizieren über Microsoft Teams - bei Unklarheiten fragt der Bot eigenständig nach.
Case Study: Automatisierte Gastregistrierung bei Hotelgruppe
Jede Gastregistrierung musste manuell doppelt eingepflegt werden: einmal in der Buchhaltungsplattform Fibunet zur Erstellung einer Debitorennummer, einmal im Hotelreservierungssystem Opera Cloud. Da keine Schnittstelle zwischen den Systemen existiert, tippten Mitarbeiter identische Kontaktdaten zweimal ab. Bei bis zu 20 neuen Registrierungen pro Tag bedeutete das bis zu 5 Stunden täglichen Aufwand pro Schicht - fehleranfällig, monoton, ohne Mehrwert.
Ein UiPath-RPA-Bot liest die Gastdaten aus einer zentralen Excel-Datei, legt das Profil automatisch in Fibunet an, übernimmt die neu erzeugte Debitorennummer und erstellt damit das Profil in Opera Cloud - sequenziell, vollautomatisch, ohne manuellen Eingriff. Die fehlende Systemschnittstelle wird durch UI-Automatisierung überbrückt: Der Bot bedient beide Systeme über deren Benutzeroberfläche, genau wie ein Mensch.
Case Study: Datenmigration in der Umweltverwaltung
Der Landkreis stellte seine Systemlandschaft um: Die Daten zu rund 5.000 Anlagen mit wassergefährdenden Stoffen – Tankstellen, Heizölanlagen und mehr, inklusive aller Unteranlagen, Volumina, Gefahrenklassen und Prüfdaten – mussten aus dem Altsystem Komvor vollständig in das Neusystem PROSOZBau überführt werden. Weder das Alt- noch das Neusystem bot eine Export- oder Importschnittstelle. Ohne Automatisierung hätte jede Anlage von Hand abgetippt werden müssen – rund 2.500 Stunden Arbeit parallel zum laufenden Betrieb, mit hohem Risiko für Tippfehler in sicherheitsrelevanten Umweltdaten.
Lunatec automatisierte die Migration mit einer 3-Bot-Architektur auf Basis von UiPath und Orchestrator-Queues. Bot 1 liest alle Aktenzeichen aus einer Excel-Tabelle und stellt sie als Queue-Items bereit; Bot 2 extrahiert je Anlage alle Daten aus Komvor; Bot 3 legt sie vollautomatisch in PROSOZBau an. Da beide Fachsysteme ausschließlich in einer Citrix-Umgebung laufen, arbeitet der Bot per UiPath Remote Runtime direkt auf der Oberfläche – vollständig On-Premises, ohne dass Daten die Infrastruktur des Landkreises verlassen. Stillgelegte Anlagenteile werden gefiltert, Gesamtvolumina neu berechnet und alle Felder automatisch auf Plausibilität geprüft.
Case Study: Automatisierter Portalabruf in der Verwaltung
Bürger und Institutionen reichen ihre Anträge und Meldungen – von Kindergeldanträgen bis zu Meldungen ungeimpfter Kinder – über die Landesportale NAVO und FormSolutions ein. Bei jedem Eingang erhielt der zuständige Fachbereich eine E-Mail, musste sich manuell im Portal anmelden und die Daten herunterladen. Rund 20 Vorgänge pro Tag, je etwa fünf Minuten – zuverlässig erledigt, aber reine Routine ohne fachlichen Mehrwert, die täglich wertvolle Kapazität band.
Lunatec automatisierte den gesamten Portalabruf mit UiPath nach dem Dispatcher-Performer-Muster. Alle 15 Minuten prüft ein Dispatcher beide Portale auf neue Eingänge und legt sie als Queue-Items im UiPath Orchestrator an. Ein Performer meldet sich an, lädt alle zugehörigen Dateien herunter (XML, PDF, ZIP), gleicht jeden Vorgang gegen eine vom Fachbereich gepflegte Weiterleitungstabelle ab und schickt ihn an den richtigen Empfängerkreis – danach wird der Antrag im Portal auf „Abgeschlossen“ gesetzt. Neue Fachverfahren lassen sich allein über die Tabelle ergänzen, ohne Eingriff in den Bot-Code. Die Lösung läuft vollständig On-Premises.
Case Study: Automatisierte Schadensbearbeitung
Mehrere tausend Vorgänge täglich: Das hohe Volumen sich wiederholender Aufgaben in der Schadensbearbeitung band die Mitarbeitenden, verlängerte die Reaktionszeiten und erschwerte den persönlichen, nahtlosen Kundenservice, den der Versicherer anstrebte.
Eine Enterprise-RPA-Plattform automatisiert Aufgaben in 12 der kritischsten Anwendungen – darunter die Systeme für Schadenbearbeitung und Kern-Policen. Übernommen werden u. a. Support-Anrufe nach einem Unfall, vorläufige Analysen bestimmter Schadentypen sowie Verwaltungsaufgaben wie Dateneingaben zu direkten Kosten, Wechsel des Versicherungsnehmers und Vertragsende.
Case Study: Event-Management-Automatisierung
Steuerpflichtige Veranstaltungen nach §37b wurden dezentral und manuell prozessiert: Eventdaten, Unterlagen und Kosten fragmentiert erfasst, Zuständigkeiten unklar, Vollständigkeit kaum prüfbar. Für jedes Event musste eine Kostenstelle über das störrische SAP-Webportal angelegt werden - allein das band rund 1 FTE pro Monat. Die Folge: lange Durchlaufzeiten, chaotische Prozessierung und verzögerte Steuerrückerstattungen.
Lunatec entwickelte eine Power App, die den gesamten Event-Prozess zentral steuert: Eingabemaske mit allen Stammdaten, Veranstaltungsübersicht und Detailblatt für Dokumente und Teilnehmer. Ein RPA-Bot legt für jedes Event automatisch die Kostenstelle in SAP an - die komplizierte Navigation übernimmt die Maschine. Prüf- und Warnmechanismen steuern die Informationsflüsse: Jede Usergruppe sieht das Event erst, wenn es in ihren Zuständigkeitsbereich fällt. Ein Standardrollenkonzept sichert die Compliance.
Case Study: Auftragspflege-Automatisierung
Jeder neue Mandantenauftrag musste manuell in SAP angelegt werden: sechs Transaktionen in fester Reihenfolge, dazu 10–12 Konditionen je gestafftem Mitarbeiter pro Position. Selbst mit Übung dauerte ein kleiner Auftrag rund 15 Minuten - und verlangte viel SAP-Fachwissen. Schulung, Umsetzung und Support banden rund 2 FTE pro Monat. Fehler bedeuteten SAP-Support-Tickets und verzögerte Rechnungsstellung.
Lunatec entwickelte eine Power App mit direkter SAP-Schnittstelle: Eingabemaske mit allen Stammdaten, Berechtigungscheck direkt aus der App, Copy-&-Paste-Staffing und Vorlagen für wiederkehrende Aufträge. UiPath-Bots führen alle Transaktionen in der richtigen Reihenfolge in SAP aus - die Konditionssätze werden über die integrierte Ratecard automatisch ermittelt, Massenänderungen laufen ebenso automatisch. Neue Mitarbeiter lernen die App, nicht SAP. Verfügbar rund um die Uhr, 100 % fachliche Genauigkeit.