Bewohnerparkausweise ohne Medienbruch
Wie eine bayerische Stadtkommune über 100.000 Anträge pro Jahr automatisiert bearbeitet – ohne Schnittstelle zwischen Onlineformular und Fachverfahren.
| 1.000 h Zeitersparnis pro Jahr | 4× schnellere Bearbeitung | 3,6 Mon. Amortisation der Investition |
Der Kunde
Kreisverwaltungsreferat einer Großstadt in Bayern
Das Kreisverwaltungsreferat (KVR) ist die Ordnungs- und Verwaltungsbehörde der bayerischen Großstadt. Es führt zentrale Aufgaben der Daseinsvorsorge aus – von Zulassung und Führerschein über Einwohnerwesen bis hin zur Ausstellung von Bewohnerparkausweisen. Das Team Parkausweise verarbeitet über 100.000 Anträge pro Jahr.
Der Kontext
Die Stadt hatte vor dem Projekt bereits mehrere Anläufe zur Automatisierung unternommen. Verschiedene Dienstleister hatten Proof-of-Concepts begleitet. Die Prozesse blieben schwierig, die Ergebnisse kamen über den Pilotstatus nicht hinaus. Mehrere Versuche blieben ohne produktive Umsetzung.
Schließlich hat das KVR Lunatec an Bord geholt – mit einem expliziten Mandat, das über die Umsetzung hinausging: interne Automatisierungskapazität aufbauen. Lunatec sollte nicht nur einen Prozess automatisieren, sondern das Team in die Lage versetzen, langfristig selbst weiter zu automatisieren. Der erste gemeinsam gewählte Prozess: die Bearbeitung von Bewohnerparkausweisanträgen.
Parkausweise sind kein zufällig gewählter Einstieg. Das Antragsvolumen ist hoch, der Prozess ist klar umrissen, die Freigabewege sind stabil. Ein idealer Kandidat für einen ersten produktiven RPA-Betrieb – mit messbarer Wirkung für Bürger und Sachbearbeitung.
Das Problem
Ein Medienbruch zwischen zwei Systemen
Der Prozess sah auf dem Papier modern aus. Bürger konnten den Antrag auf einen Bewohnerparkausweis online über ein Formular einreichen. Tatsächlich digital war aber nur der Eingang. Dahinter begann Handarbeit.
Das Onlineformular ist nicht mit dem städtischen Fachverfahren für Parkausweise verbunden. Es gibt keine Schnittstelle, keine gemeinsame Datenbank. Stattdessen erzeugt das Formular eine E-Mail mit den Antragsdaten, die intern weitergeleitet wird. Zwei Sachbearbeiterinnen haben die Formulardaten aus der E-Mail ausgelesen und manuell per Copy-Paste in das städtische Individualsystem für Bewohnerparkausweise übertragen.
Was das konkret bedeutete
- Rund 4 Minuten reine Übertragungszeit pro Antrag – jedes Feld einzeln kopiert, eingefügt, geprüft.
- Dauerhaft zwei Vollzeitkräfte gebunden durch eine Tätigkeit ohne fachlichen Mehrwert.
- Keine Bearbeitung außerhalb der Dienstzeiten – Anträge aus dem Wochenende stapelten sich bis nach Montag.
- Mehrere Tage Wartezeit auf die Bestätigungsmail an den Bürger, obwohl der Antrag längst vorlag.
- Bei über 100.000 Anträgen pro Jahr permanente Auslastung der Sachbearbeitung allein durch die Erfassung.
Der eigentliche Entscheidungsteil – Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen, Ausstellung, Sonderfälle – hing hinter einer rein mechanischen Erfassungstätigkeit fest. Fachliche Kapazität ging beim Abtippen verloren.
Die Lösung
Ein RPA-Roboter übernimmt die Erfassung in Kundensystem
Lunatec hat einen UiPath-RPA-Roboter implementiert, der genau die Arbeit übernimmt, die vorher Copy-Paste war. Der Bot liest die eingehenden Formulardaten aus der E-Mail, validiert die Angaben und bearbeitet den Antrag in das System – über dieselbe Oberfläche, die auch die Sachbearbeitung verwendet.
Der Roboter kann in dem Individualsystem mehr als nur anlegen. Er legt neue Anträge an, bearbeitet bestehende Fälle und ändert Daten. Das deckt die drei Hauptvorgänge des Parkausweis-Teams ab:
- Neuausstellung eines Bewohnerparkausweises
- Fahrzeugwechsel – Umschreibung des bestehenden Parkausweises auf ein neues Fahrzeug
- Wohnsitzwechsel – Umschreibung auf einen neuen Wohnsitz innerhalb des Gültigkeitsbereichs
Der Scope umfasst Fahrzeuge, die in der Stadt zugelassen sind. Für diese Konstellation ist keine aufwendige Prüfung des Fahrzeugscheins erforderlich – die Logik ist regelbasiert und vollständig automatisierbar. Anträge, die außerhalb dieses Scopes liegen, werden weiterhin vom Team bearbeitet. Ein Teil der Anträge wird vom Bot vorbereitet und anschließend manuell nachbearbeitet – etwa wenn textuelle Begründungen zu prüfen sind, die nur ein Mensch bewerten kann.
Projektzuschnitt: 12 Personentage, zwei Monate, Coaching ab Tag 1
Die eigentliche Implementierung wurde mit 12 Personentagen über zwei Monate durchgeführt. Parallel zur Umsetzung startete der Wissenstransfer in das interne Team. Ein Lunatec-Berater coacht das RPA-Team der Stadt einmal pro Monat – kontinuierlich. Ziel ist nicht, dass die Stadt einen fertigen Bot in Betrieb nimmt, sondern dass das interne Team den Bot versteht, anpassen und den nächsten Prozess selbst angehen kann.
Dieser zweite Strang ist der entscheidende Unterschied zu den früheren Proof-of-Concepts. Die vorherigen Versuche endeten, weil nach dem Dienstleister niemand die Verantwortung übernehmen konnte. Durch das monatliche Coaching wächst die interne Kapazität während des Betriebs – nicht erst danach.
Die Ergebnisse
Die Zahlen stammen aus dem produktiven Betrieb des Bots im KVR.
| Kennzahl | Vorher (manuell) | Nachher (RPA) |
| Bearbeitungszeit pro Antrag | ca. 4 Minuten | 30 Sekunden bis 1 Minute |
| Durchlaufzeit für Bürger | mehrere Tage | innerhalb eines Tages |
| Verfügbarkeit | Dienstzeiten | 24/7 |
| Automatisierungsgrad | 0% | 35% vollautomatisch |
| Gebundene Sachbearbeiter | 2 Mitarbeitende | 1.000 h/Jahr freigesetzt |
| Antragsvolumen p.a. | über 100.000 | über 100.000, ohne Engpass |
Was die Zahlen in der Praxis bedeuten
Drei Kennzahlen sind besonders aussagekräftig. Erstens: der Faktor 4 bei der Bearbeitungszeit. Was vorher vier Minuten manueller Erfassung gekostet hat, erledigt der Bot in 30 Sekunden bis zu einer Minute. Zweitens: die 1.000 Stunden pro Jahr, die das Team an Sachbearbeiter-Kapazität zurückgewinnt – über 35 Prozent der Anträge laufen ohne menschlichen Eingriff. Drittens: die 24/7-Bearbeitung. Anträge, die am Freitagabend eingereicht werden, sind am Samstagmorgen positiv beantwortet. Der Bürger bekommt die Bestätigungsmail innerhalb eines Tages – nicht nach einer Woche.
Wirtschaftlichkeit
Die jährliche Einsparung liegt bei rund 40.000 Euro. Bei 12 Personentagen ist der Projektaufwand schnell amortisiert; die Investition amortisiert sich in 3,6 Monaten. Das ist eine Kennzahl, die im kommunalen Haushaltskontext relevant ist: Der Business Case ist unterhalb des nächsten Haushaltsjahres abgeschlossen.
Entlastung im Team
Die freigesetzten 1.000 Stunden pro Jahr fließen zurück in die Sachbearbeitung – aber in die Teile, die nur Menschen erledigen können. Komplexe Anträge mit sorgfältiger individueller Abwägung, Sonderfälle außerhalb der Standardmechanik, Fälle mit Rückfragen an den Bürger. Die Arbeit, die bleibt, ist fachlich anspruchsvoller als die Erfassungstätigkeit, die der Bot übernommen hat.
Der Ausblick
Der Parkausweis-Bot ist der erste produktive RPA-Prozess im KVR der Stadt, der diesen Namen verdient. Er ist bewusst konservativ aufgebaut – On-Premise, ohne KI, mit klarem Scope. Er liefert messbare Entlastung und ist für die Sachbearbeitung nachvollziehbar. Beides ist im öffentlichen Sektor die Voraussetzung, damit auf den ersten Prozess ein zweiter folgt.
Die interne Kompetenz wächst parallel. Mit dem monatlichen Coaching baut das RPA-Team der Stadt die Fähigkeit auf, weitere Prozesse zu identifizieren, zu entwickeln und zu betreiben. Lunatec begleitet diesen Weg als Partner – nicht als Dauerdienstleister mit exklusivem Zugriff auf die Automatisierung.
Für die Stadt bedeutet das: ein produktiver Prozess, 1.000 freigesetzte Arbeitsstunden pro Jahr, ein Team, das RPA beherrscht, und eine Pipeline weiterer Kandidaten für Automatisierung. Für Bürger bedeutet es, dass ihr Antrag nicht länger auf dem Schreibtisch liegt, sondern bearbeitet wird – auch am Wochenende, auch nach Dienstschluss, auch bei hohem Aufkommen.
| BRANCHE Öffentlicher Sektor / Kommunalverwaltung | LÖSUNG UiPath RPA -Integration · 12 PT | PARTNERSCHAFT Produktivbetrieb · monatliches Coaching |